Адресные книги

Помимо папки Контакты Outlook предоставляет еще три дополнительных сервиса для работы с контактной информацией: Глобальная адресная книга (Global Address List), Личная адресная книга (Personal Address Book) и Служба каталогов Интернета (LDAP).

Автоформат

И наконец, давайте поставим условия для автоматического выделения элементов категории BHV, В которых фигурирует контакт Ekaterina Kondukova.

Пример 2.28. Автоформатирование элементов представления

{В д.о. Сведение о представлении}

Автоформат...

Добавить (рис. 2.32)

Название : = Элементы, связанные с Е.- В. Кондуковой

Шрифт. . .

Шрифт Tahoma

Начертание Полужирньм наклонный

Размер 9

Цвет Красньм

ОК

Условие...

Другие условия

Категории...

BHV

ОК

Дополнительно

Поле > Все поля встречи > Контакты

Условие содержит

Значение:= Kondukova

Добавить к списку

ок

ок

ок

Рис. 2.32. Диалоговое окно Автоматическое форматирование

Более подробно о работе с диалоговым окном Условие, о его вкладках и значениях будет рассказано в главе 16 "Поисковая система Outlook". Здесь же лишь вкратце поясним алгоритм действий для задания параметров автофор матирования. Итак, вначале создается дополнительная группа элементов, подлежащих автоформатированию, после чего указывается форматирование, которому поддаются элементы группы. И наконец, задаются условия, по которым определяется, принадлежит ли элемент группе автоформатирования или нет.

Использование автоформатирования лишь выделяет определенные элементы из всего списка. Для отображения же только этих элементов можно воспользоваться диалоговым окном Отбор (Filter), назначая условия отбора по аналогий с вышерассмотренным примером.

Замечание

Более того, можно группировать комбинацию отбора и автоформатирования. Например, условие отбора — все элементы с 01.04 по 30.04, а условие автоформатирования — все элементы с контактом Ekaterina Kondukova.

На рис. 2.33 приведен окончательный результат измененного представления По категориям (By Categories).

Рис. 2.33. Измененное представление По категориям

Представления можно изменять и не пользуясь диалоговым окном Сведения о представлении (View summary). Контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопки мыши по строке с названиями столбцов (полей), отчасти дублирует это диалоговое окно (рис. 2.34).

Рис. 2.34. Контекстное меню представлений

Первые две команды выполняют сортировку по возрастанию или убыванию для данного столбца.

Команда Группировать по этому полю (Group By This Field) выполняет группировку, а команда Область группировки (Group By Box) вызывает появление дополнительной области, в которой схематически отображается группировка элементов в данном представлении.

Команды Удалить столбец (Remove this column) и Выбрать поля (Field Chooser) удаляют или добавляют отображаемые поля в представлении. Для добавления поля посредством ручной манипуляции выберите на панели Выбор поля (Field Chooser) поле и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите его в строку с наименованием полей представления (появятся две красные стрелки, указывающие местоположение поля). Для удаления поля просто перенесите его в область панели.

Следующий блок команд Выравнивание (Alignment), Подобрать ширину (Best Fit) и Форматировать столбцы (Format columns) отвечает за формат столбцов в представлении.

Пример 2.29. Форматирование столбцов представления

Форматировать столбцы...

Имеющиеся столбцы Тема

Ширина: подбирается автоматически

Выравнивание: по центру

ОК



Рис.2.35. Формат столбцов

Автоматическое ведение Дневника

Выше мы рассмотрели ручное ведение Дневника, но в ряде случаев можно избавить себя от постоянного ручного протоколирования. Дневник Outlook сам будет создавать в фоновом режиме записи для событий вашей деятельности.

Виды протоколируемой деятельности, заносимой в Дневник, можно установить в диалоговом окне Параметры дневника (Journal Options).

Пример 6.2. Установка параметров Дневника

Сервис > Параметры. . .

Настройки

Параметры дневника... (рис. 6.5)

Рис. 6.5. Диалоговое окно Параметры дневника

Количество элементов, для которых Дневник Outlook может автоматически создавать записи, несколько меньше, чем элементов ввода с клавиатуры, но и их вполне достаточно. Выберите в поле Автозапись элементов (Automatically record these items) те, что не требуют вашего вмешательства.

Замечание

Мы еще не рассматривали эти элементы, но их суть — сообщения электронной почты, о которых пойдет речь е главе 9 "Электронная почта".

В разделе Для следующих контактов (For these contacts) выберите те, от которых будут протоколироваться выбранные выше сообщения.

Дневник Outlook предоставляет удобный способ создания записи, содержащей сведения о контакте. Выделите контакт и выберите команду > действия >> Новая запись в дневнике.

В области Записывать также файлы из (Also record files from) укажите тип файлов, информация о работе с которыми будет записываться в дневник. Можно выбрать только типы файлов, совместимые с приложением Microsoft Office.

Замечание

Если вы работаете с файлом, который выбран в этом списке, не запустив Outlook, Дневник все равно создаст соответствующую запись. Кстати, темой этой записи является путь к файлу, например D:\Outlook2002\05\ou05.doc.

Переключатель справа внизу диалогового окна позволяет выбрать способ просмотра записей:

открыть запись в дневнике (Opens the journal entry). Данный переключатель установлен по умолчанию, в этом случае будет открываться форма Запись в дневнике с вложенным ярлыком файла (рис. 6.6);

Рис. 6.6. Ярлык файла Word в форме Запись в дневнике

открыть элемент, на который ссылается запись в дневнике (Opens the items referred to by the journal entry). Автоматически открывается файл в приложении, где он был создан.

Нажатие кнопки Автоархивация дневника (AutoArchive Journals Entries) приведет к появлению диалогового окна Свойства папки "Дневник" (Journal Properties) с открытой вкладкой Автоархивация (AutoArchive), в которой можно установить параметры автоархивации элементов данной папки.

Пример 6.3. Автоархивация элементов Дневника

{В диалоговом окне Свойства папки "Дневник"}

Архивировать папку со следующими настройками (рис. 6.7)

Удалять элементы старше 12 мес.

Перемещать старые элементы в папку по умолчанию

Применить

ОК



Рис. 6.7. Диалоговое окно Свойства папки "Дневник" вкладка Автоархивация

Замечание

Подробнее об автоархивации и других свойствах папок будет рассказано в разделе 7.3 "Свойства папки Outlook".

Буфер обмена

Информация, хранящаяся в заметках, является лишь первичным материалом, требующим дальнейшей обработки. Приведенные ниже примеры не являются догмой — используйте всю вашу фантазию, возможности Outlook и других приложений для рационального применения заметок.

В данном случае мы создали заметку с определением в Outlook, но автор пишет книгу посредством текстового редактора Word. Таким образом, необходимо перенести информацию из заметки в документ Word. Для переноса информации из одного приложения в другое можно использовать буфер обмена Microsoft Office.

Буфер обмена (buffer) — это память компьютера, предназначенная для промежуточного хранения информации. Буфер обмена применяется для обмена информацией как между документами одного приложения, так и между документами разных приложений.

Буфер обмена Office

В предыдущем разделе была описана работа с буфером обмена Windows. Это простое, удобное и общее средство для всех Windows-приложений. Единственный недостаток вышерассмотренного буфера обмена — невозможность одновременного хранения двух объектов. Действительно, ведь когда вы копируете или вырезаете новый элемент, уничтожается объект, находящийся в данный момент в буфере.

Начиная с версии 2000, в Microsoft Office появился усовершенствованный и универсальный для всех приложений пакета буфер обмена Office, работу с которым мы сейчас и рассмотрим.

Основным преимуществом буфера обмена Office является возможность хранения одновременно до 24 объектов. Более того, простой и информативный интерфейс буфера обмена Office делает процедуры копирования и вставки более быстрыми и эффективными при работе с большим количеством объектов, требующих обмена.

Пример 5.5. Работа с буфером обмена Office

> Правка > Буфер обмена Office... (рис. 5.7)

>Правка > Копировать

Рис. 5.7. Буфер обмена Office

Как видно из рис. 5.7, каждый копируемый элемент не замещает предыдущий, а добавляется в список объектов на панели буфера обмена. Теперь, переходя в другой документ (например, Word), пользователь, открывая точно так же панель буфера обмена Office, может вставить любой из имеющихся объектов.

Пример 5.6..Вставка из буфера обмена Office

{Объект на панели буфера обмена} Вставить

Помимо вставки, пользователь может очистить память буфера, занимаемую уже ненужным объектом, выбрав команду Удалить (Delete).

Совет

Если необходимо вставить все имеющиеся объекты, нажмите кнопку Вставить все (Paste All). Аналогично можно освободить всю память буфера обмена Office — Очистить все (Clear All).

Частные встречи

На данном этапе обсуждаются лишь те встречи, которые вводятся в автономный компьютер, с которым работает только один пользователь. Поэтому нет никакой разницы, помечена встреча как "частная" или нет. При работе же на компьютере, входящем в локальную сеть предприятия, установка этого флажка делает данную встречу невидимой для других пользователей (см. раздел 13.4.1 "Создание расписания группы").

Дневник

На протяжении некоторого временного интервала (день, месяц, год) человек выполняет множество заданий, связанных как с деловой, так и с личной деятельностью. Довольно трудно вспомнить в конце месяца, что было сделано, а что нет, сколько времени ушло на выполнение того или иного задания и т. д. Верным средством от подобного рода амнезии является ведение дневника с подробными пометками о произошедших событиях и проделанной работе.

Дневник Outlook — это универсальное средство протоколирования вашей деятельности. В папке Дневник (Journal) в хронологическом порядке представляется информация о назначенных встречах, задачах, о файлах приложений Microsoft Office, с которыми вы работали, а также информация об отправленных и полученных вами сообщениях и даже телефонных звонках. В терминологии Outlook любая информация дневника называется записью.

Дополнительная информация о задаче

После начала работы над задачей следует обновлять информацию о состоянии, изменяя значение Не началась (Not Started) на Выполняется (In Prog ress), и о готовности, увеличивая значение с 0 до 100%. Помимо этих значений можно изменять любые другие параметры задачи, продлевать срок задачи или переносить дату начала, понижать или повышать важность и т. д.

Более того, если необходимо ввести более подробную информацию, воспользуйтесь вкладкой Подробно (Details), внешний вид которой показан на рис. 3.4.

Рис. 3.4. Вкладка Подробно формы Задача

На этой вкладке можно вносить информацию о расходах, затраченном времени, дополнительных контактах и т. д. Эта информация может быть очень полезна при дальнейшем анализе задачи, а также при планировании аналогичных задач. Например, не всегда упомнишь, какие расходы были сделаны два года тому назад, но, имея информацию поля Расходы (Billing Information), можно мгновенно составить смету расходов для вновь планируемой задачи.

Другие настройки

В этом диалоговом окне можно установить шрифт для названия полей, текста, отображаемого в строках представления и в Автопросмотре. Нам же необходимо изменить лишь цвет границы и добавить область просмотра информации.

Пример 2.27. Настройка интерфейса представления

{В д.о. Сведение о представлении}

Другие настройки...

Цвет линии Темно-синий

Показать область просмотра

ок

Рис. 2.31. Диалоговое окно Другие настройки

Замечание

Флажок скрыть заголовки групп (Shade group headings) делает заголовки затененными.

Формат представления День/Неделя/Месяц

Чтобы изменить стандартные форматы представлений, необходимо открыть диалоговое окно Формат представления "День/Неделя/Месяц" (Format Day/ Week/Month View). Ниже продемонстрировано изменение шрифта даты для представления День (Day) и отображения времени для представления Неделя (Week).

Рис. 2.10. Диалоговое окно Выбор Шрифта

Пример 2.5. Настройка формата представления

{На панели Список встреч} Другие настройки... (рис. 2.10) (День)

Шрифт даты...

Шрифт Times New Roman

Начертание Полужирный курсив

Размер 20

ОК

(Неделя)

показывать время как часы

показывать конец встречи

(Общие настройки)

Выделять жирным шрифтом дни, содержащие элементы

ок

Форматы даты и времени

Во многих диалоговых окнах Outlook требуется ввести дату или время события, встречи, отправки сообщения и т. д. Но помимо стандартных форматов Outlook способен воспринимать дату, заданную сокращением или специальной фразой. Табл. 2.1 содержит примеры возможных форматов даты и времени.

Таблица 2.1. Форматы даты и времени

	Формат даты		Формат времени
	25.11.78		09:00
	09/01/1978		9:30 AM или 9:30 рт
	16 февраля 2000		23.32
	Предыдущая неделя		Десять утра
	1000 и один день после сегодня		Два часа 10 минут ночи
	Следующий День Победы		Сейчас
	Фев (февраль)		Полдень
	Пн (понедельник)		Полночь

Главный список категорий

Категории Outlook являются очень удобным средством для группирования информации, но, имея в наличие только двадцать стандартных категорий, нельзя построить действительно полноценную структуру групп. Безусловно, Outlook имеет возможность добавления и удаления категорий из общего списка.

Давайте добавим категорию БХВ для назначения ее всем встречам, так или иначе связанным с БХВ, и удалим категорию Соревнования за ненадобностью.

Пример 2.17. Создание и удаление категорий

Категории...

Главный список категорий... (рис. 2.19)

Новая категория := БХВ

Добавить

Соревнования

Удалить

OK

BHV

OK

Рис. 2.19. Диалоговое окно Главный список категорий

Помимо разобранных операций добавления и удаления категорий существует еще одна — Сброс (Reset). Нажатие этой кнопки восстанавливает первоначальный набор категорий, удаляя категории, добаштенные пользователем.

Замечание

Напоследок еще раз отмечу, что категории являются общим средством для всех элементов Outlook. Поэтому следует рассматривать работу с категориями не только в отношении встреч, но и в отношении задач, контактов, сообщений и т. д.

Совет

Назначайте категории регулярно и для всех элементов. Это позволит создать структурированную систему информации.

Группировка и сортировка

Далее сгруппируем элементы по категориям и по повторению.

Пример 2.24. Группировка полей

{В д. о. Сведение о представлении}

Группировка ...

Затем по полю Повторение По возрастанию

ОК

Флажок Показывать поле в представлении (Show field in view) добавляет поле к группе отображаемых полей в данном представлении. Как и в предыдущем случае, список Поля для группировки (Select available fields from) служит для выбора группы полей в раскрывающихся списках сверху.

Если вы хотите, чтобы при открытии этого представления все группы были раскрыты, выберите в списке Развернуть/свернуть группы (Expand/collapse defaults) значение Развернуть все (All expanded).

Рис. 2.29. Диалоговое окно Группировка

Диалоговое окно Сортировка (Sort) очень похоже на диалоговое окно Группировка (Group By). Выполняемые действия аналогичны предыдущим.

Пример 2.25. Сортировка полей

{В д.о. Сведение о представлении}

Сортировка...

Поля для сортировки: Все поля встречи

Сортировать вначале Начало По убыванию

Затем по полю Важность По возрастанию

ОК

Замечание

Для сброса всех настроек группировки или сортировки нажмите кнопку Очистить все (Clear all),

И личные папки

В этой главе рассматривается работа с представлением Outlook сегодня, а также способы организации информации в Microsoft Outlook. В частности, изучается создание папок и размещение в них информации, работа со списком папок и панелью Outlook, установка свойств папки, а также методы просмотра файловой структуры компьютера средствами Outlook и многое другое.

Изменение стандартных представлений

Стандартные представления не всегда удовлетворяют запросам пользователя. Outlook позволяет изменять стандартные представления и создавать новые.

В следующем разделе будет описано создание нового представления пользователя, сейчас же займемся изменением стандартных представлений.

Замечание

Приведенные ниже сведения могут быть не совсем ясны или не важны для вас на текущий момент. Данный раздел можно безболезненно пропустить и вернуться к нему в случае необходимости.

Все изменения стандартных представлений происходят в диалоговом окне Сведения о представлении (View Summary).

Пример 2.22. Открытие диалогового окна Сведения о представлении

Вид > Текущее представление > Изменить текущее представление . . .

{На названии столбцов } Изменить текущее представление

Рис. 2.27. Диалоговое окно Сведения о представлении

В табл. 2.3 приведены названия кнопок и их назначение.

Таблица 2.3. Параметры представления

	Название		Назначение
	Поля (Fields)		Добавление и удаление полей (столбцов) для отображения в данном представлении
	Группировка (Group by)		Группировка элементов по определенному полю. Допускается четыре уровня вложенности групп
	Сортировка (Sort)		Сортировка элементов в группах по определенному полю. Допускается также четыре последовательных сортировки

	Отбор (Filter)		Задание фильтра для отображаемой информации
	Другие настройки (Other Settings)		Настройка шрифтов, линий сетки, области просмотра и т. д.
	Автоформат (AutoFormat)		Автоматическое форматирование шрифтов элементов, удовлетворяющих определенному отбору

Прежде чем изменять представление, давайте решим, какую информацию следует отображать, выделять и исследовать, а какую — скрыть или удалить. Давайте добавим для отображения поля Важность (Importance) и Контакты (Contacts), а поле Категории (Categories) удалим, поскольку оно и так фигурирует в названии групп. Следующим шагом будет группирование элементов не только по категориям, но и по повторению, чтобы сразу отличать повторяющиеся события и встречи от единичных. Отсортируем элементы по дате начала и по важности встречи.

Группировка и сортировка позволяет упорядочить отображаемую информацию, но она все равно выдается вся, хотя и сгруппированная. Для отображения только выборочной информации можно воспользоваться средствами фильтрации — допустим, что мы хотим отображать только встречи, случившиеся вчера, и встречи, которые произойдут завтра.

Для четкого разделения отображаемой информации давайте изменим цвет границ, а также добавим область просмотра. И наконец, потребуем автоматического выделения элементов категории BHV, в которых фигурирует контакт Ekaterina Kondukova.

Ярлыки и панель Outlook

Как говорилось выше, панель Outlook содержит ярлыки папок, которые собраны в специальные группы: Ярлыки Outlook (Outlook Shortcuts), Мои ярлыки (My Shortcuts), Другие ярлыки (Other Shortcuts). Вы можете создавать новые группы, перемещать ярлыки из одной группы в другую, удалять их и переименовывать. Давайте рассмотрим работу с панелью Outlook на примере создания дополнительной группы Мои Контакты, в которой будут находиться два ярлыка: Личные и Служебные.

Пример 7.5. Добавление группы ярлыков

{На панели Outlook } Добавить группу

Имя группы := Мои Контакты <Enter>

{Группа} Контакты

Ярлык для панели Outlook.. .

Посмотреть Outlook (рис. 7.10)

Имя папки Личные

ОК

{Список папок} Служебные Добавить на панель Outlook

Рис. 7.10. Диалоговое окно Добавить к панели Outlook

Замечание

Если в списке Посмотреть (Look in) выбрать значение Файловая система (File System), то на панель Outlook можно добавить ярлыки для любых папок файловой системы компьютера.

Итоговый результат создания группы ярлыков изображен на рис. 7.11.

Рис. 7.11. Панель Outlook с добавленной группой Мои Контакты

Совет

Еще одним из простейших способов добавления ярлыка является перетаскивание пиктограммы папки с панели Список папок (Folder List) на панель Outlook.

Календарь

Многие люди для планирования своей деятельности используют всевозможные календари, ежедневники или, в конечном счете, просто лист бумаги, который, как правило, теряется, забывая напомнить хозяину о важной встрече, мероприятии или событии. Не буду тратить время на описание недостатков подобной бумажной информационной рутины, скажу лишь главное: Календарь Outlook — это современное средство планирования личной деятельности, позволяющее пользователю отказаться как от бумажных аналогов, так и от некоторого ряда электронных.

Календарик

Для открытия календаря щелкните по ярлыку Календарь (Calendar) на панели Outlook или выберите команду > вид > перейти > календарь. На панели просмотра информации отобразится содержимое папки Календарь (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Календарь Outlook

По умолчанию панель просмотра информации Календаря разделена на три части:

Панель Календарик (справа вверху). Отображает дни текущего и последующего месяца. Текущий день выделен и обведен в рамку.

Панель Список встреч (слева). Отображает текущий день по часам, с назначенными на него встречами, собраниями и событиями.

Панель Задачи (справа внизу). Отображает текущие задачи.

В этом разделе описывается работа с Календариком, в следующем — работа со Списком встреч. О работе с задачами будет подробно рассказано разделе "Задачи ".

Категории, контакты и частность

Назначение контактов, категорий и параметра частности было подробно описано в предыдущей главе. Здесь же ограничимся лишь примером, напоминающим работу с этими полями.

Пример 3.4. Назначение контактов и категорий

Контакты. . .

Элементы: <Контакт>

ок

Категории. . .

BHV

Дела

ОК

После заполнения всех полей формы Задача (Task) щелкните кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close). Форма Задача (Task) с заполненными полями отображена на рис. 3.3.

Рис. 3.3. Вкладка Задача формы Задача с заполненными полями

Командный метод

Перед тем как описать данный метод, стоит уделить внимание вопросу отличия перемещения элемента от его копирования.

Копирование (Сору) — процесс переноса элемента из одной папки в другую, при котором исходный элемент сохраняется в папке, из которой его переносили.

Перемещение (Paste) — процесс переноса элемента из одной папки в другую, при котором исходный элемент не сохраняется в папке, из которой его переносили.

Рассмотрим перемещение элемента Контакт (Kondukova Ekaterina) из папки Контакты в папку Служебные.

Пример 7.3. Перемещение элементов между папками

{В папке Контакты) Екатерина Владимировна Кондукова

> Правка > Переместить в папку ... (рис. 7.7)

Переместить выделенные элементы в папку Служебные

ОК

Замечание

Пытаясь перенести элемент одного типа в папку, хранящую элементы другого, Outlook автоматически преобразует тип первого к типу последних (см. раздел 3.7 "Преобразование элементов").

Помимо данного способа, можно воспользоваться и буфером обмена, работа с которым была рассмотрена в разделе "Буфер обмена". В данном случае рассмотрим копирование элементов из одной папки в другую.

Рис. 7.7. Диалоговое окно Перемещение элементов

Рис. 7.8. Копирование элементов посредством буфера обмена Office

Пример 7.4. Копирование элементов

> Правка > Буфер обмена Office...

{В папке Контакты} Kondukova

>Правка > Копировать или <Ctrl>+<C>

{В папке Служебные в буфере обмена}

Кондукова Вставить (рис. 7.8)

Контакты

Личная и деловая деятельность человека практически не возможна без общения с людьми. Для хранения информации об этих людях используются всевозможные записные книжки, как электронные, так и бумажные. Не будем рассказывать об их преимуществах или недостатках, скажем лишь, что использование средств Outlook упростит в десятки раз все процедуры, связанные с вашей коммуникационной деятельностью, такой как отправка писем, телефонные звонки, назначение задач, организация собраний и т. п.

Аналогом записной книжки в Outlook является папка Контакты (Contacts), служащая хранилищем деловых сведений и данных о людях, с которыми требуется поддерживать связь.

В папке Контакты могут храниться адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов и другие сведения, относящиеся к контактному лицу, например сведения о дне рождения или годовщине какого-либо события. Вообще говоря, элемент Контакт может содержать более ста стандартных полей со сведениями о корреспонденте.

В этой главе рассказывается о создании контактов и групп рассылки, об использовании информации контакта для автонабора телефонного номера, а также о представлении контактов и многом другом.

Контакты встречи

Следующее поле, находящееся в нижнем левом углу формы Встреча (Appointment), служит для указания контактов, связанных с данной встречей. Связывание контакта со встречей можно рассматривать, как дополнительную информацию о встрече (конкретно о ее участнике), но только находящуюся не в поле Описание встречи, а в поле Контакты (Contacts). Подобное разделение очень удобно, поскольку при добавлении имени сразу же добавляется и вся информация о нем. Подробнее о работе с контактами будет рассказано в главе 4 "Контакты". Сейчас же будет приведен пример заполнения этого поля, к которому вы можете вернуться, когда научитесь работать с контактами.

Рис. 2.17. Диалоговое окно Выбор контактов

Пример 2.14. Связывание контакта со встречей

Контакты...

Элементы: <Контакт>

Применить

ОК

Замечание

Обращаю ваше внимание на то, что связывание контакта со встречей не делает встречу собранием. Поскольку, во-первых, планирование собрания — это коммуникационный процесс, а во-вторых, связанный контакт может и не согласовывать свои планы средствами Outlook.

Личная адресная книга

Выше мы уже рассматривали работу с папкой Контакты, но коль скоро уж Outlook обладает возможностью работы с личными адресными книгами, стоит рассмотреть их создание и работу с их элементами. Не умаляя общности, можно сказать, что работа с личной адресной книгой аналогична работе с адресными книгами других типов.

Метод ручной манипуляции

Данный метод гораздо быстрее и нагляднее, чем предыдущий.

Выделите элемент и, удерживая нажатой правую кнопку мыши, перетащите его либо на пиктограмму папки в панель Список папок (Folder List), либо на ярлык в панели Outlook. Отпустив кнопку мыши, выберите один из способов переноса: Переместить (Move) или Копировать (Сору).

Аналогичные действия можно проделать, удерживая нажатой левую кнопку мыши. При этом, если удерживать нажатой клавишу <Shift> произойдет копирование (рядом с указателем мыши появится квадратик с плюсом), в противном случае — перемещение.

Замечание

При копировании элемента следует учесть, что исходный элемент и его копия рассматриваются Outlook как независимые. Поэтому изменения, внесенные в один из элементов, не отобразятся на другом.

Назначение категорий

Для назначения категории встрече выполните пример 2.16.

Пример 2.16. Назначение категории

Категории... (рис. 2.18)

Дела

Цели и задачи

ОК

Вообще говоря, можно назначать категории вручную, вводя их названия через точку с запятой в поле Элемент принадлежит следующим категориям (Items belong to these categories). Но подобная практика не рекомендуется, поскольку в случае неправильного ввода создастся другая категория и будет утеряна необходимая информация для поиска.

Диалоговое окно Категории (Categories) отображает список существующих категорий с флажком около каждой. Таким образом, можно выбрать несколько категорий для одного элемента.

Рис. 2.18. Диалоговое окно Категории

Совет

При выборе категорий не следует выделять все флажки, но и не стоит отмечать только один, поскольку это уменьшает вероятность нахождения элемента. Золотой серединой в данном случае является назначение двух-трех категорий.

Новая папка

Помимо папок, устанавливаемых по умолчанию, пользователь имеет возможность создавать собственные, причем сколь угодно большой степени вложенности. Характерным примером создания папки является распределение информации уже существующей папки. Так, например, можно распределить информацию о контактах по двум папкам: Личные и Служебные.

Пример 7.2. Создание новой папки

> Файл > Папка > Создать папку... (или <Ctrl>+<Shift>+<E>)

Имя папки := Личные

Содержимое папки: Элементы типа Контакт (рис. 7.4)

Поместить папку в: Контакты

ОК

{Аналогично создание папки Служебные}

Рис. 7.4. Диалоговое окно Новая папка

Создавая новую папку, необходимо задать ее тип (Встреча, Дневник, Задача, Заметка, Контакт, Почта), т. е. задать тип элементов, которые будут храниться в папке. Папка Outlook не может одновременно хранить информацию разных типов. При попытке размещения в папке элемента другого типа он будет преобразован к оригинальному.

Если в списке Поместить папку в (Select where to place the folder) выбрана папка Личные папки, папка будет помещена на том же уровне вложенности, что и стандартные папки; если выбрана одна из папок, то создаваемая папка будет вложена в выбранную.

Замечание

Как уже говорилось, папка Outlook может хранить только элементы одного типа. Однако она может иметь вложенные папки, содержащие, в свою очередь, элементы разных типов.

После создания папки может появиться предупреждение Добавить ярлык на панель Outlook? (Add shortcut to Outlook Ваr?). Если вы хотите, чтобы это окно больше не появлялось при создании новой папки, установите соответствующий флажок. Нажмите кнопку Нет (рис. 7.5). Далее мы рассмотрим технику создания ярлыков на панели Outlook.

Рис. 7.5. Диалоговое окно Добавить ярлык на панель Outlook?

Рис. 7.6. Панель Список папок с открытой папкой Служебные

Создание вложенных папок позволяет структурировать имеющуюся в Outlook информацию. Окончательный результат отображен на рис. 7.6.

Совет

Для перехода из вложенной папки на один уровень вверх можно воспользоваться кнопкой Перейти на уровень вверх (Up One Level) на панели Дополнительно (Advanced).

Новая встреча

В этом разделе рассказывается о планировании, создании и редактировании единичной встречи — мероприятия, назначенного для определенной цели на определенный промежуток времени, например встреча писателя с редакт тором издательства, чье расписание не согласуется средствами Outlook.

Новая задача

В этом разделе рассказывается о планировании, создании и редактировании единичной задачи на примере работы над написанием книги.

Новая запись

В этом разделе рассказывается о "ручном" ведении дневника. Мы рассмотрим создание записи на примере задачи Outlook "Работа над книгой" (см. раздел 3.1 "Новая задача"). Работа над книгой — очень долгий процесс, имеющий множество параметров и, безусловно, требующий протоколирования. Итак, перед тем как приступить к работе над задачей, необходимо создать запись в дневнике о начале работы.

В окне Outlook раскройте папку Дневник и нажмите кнопку Создать (New), после чего появится форма Запись в дневнике (Journal Entry), изображенная на рис. 6.1.

Совет

Не менее простым способом создания записи является двойной щелчок в области просмотра информации.

Далее необходимо заполнить поля этой формы. Первая группа полей, относящаяся к теме, достаточно стандартна и не требует особых пояснений.

Рис. 6.1. Форма Запись в дневнике

Пример 6.1. а. Ввод информации записи

Тема := Работа над книгой "Microsoft Outlook в подлиннике"

Тип Задача (рис. 6.2)

Организация := БХВ-Петербург

Следующая группа полей связана со временем. По умолчанию в поле Начало (Start time) введены дата и время создания записи. Изменить эту информацию можно стандартными способами Outlook (см. разделы 2.1.3 "Форматы даты и времени" и 2.2.2 "Новая встреча"). Поле Длительность (Duration) является уникальным для элемента Запись (Entry). Здесь хранится информация о продолжительности события, в нашем случае — информация, необходимая для выполнения задачи. По умолчанию установлена нулевая длительность, изменить которую можно двумя способами:

Ввести время вручную или выбрать из раскрывающегося списка.

Автоматически изменить длительность в реальном времени. В этом случае нажмите кнопку Запустить часы (Start Timer). Стрелка часов при этом начнет перемещаться, и по истечении очередной минуты значение поля Длительность (Duration) автоматически будет увеличиваться. При паузе в процессе работы над задачей нажмите кнопку Остановить часы (Pause Timer). Стрелка часов остановится.
При возобновлении работы снова нажмите кнопку Запустить часы (Start Timer). Таким образом можно получить информацию о реально затраченном времени на решение задачи, после чего перенести ее в поле Реально затрачено (Total Work) формы Задача (см. раздел "Дополнительная информация о задаче").

Рис. 6.2. Раскрывающийся список типов записей

Замечание

В процессе работы над задачей можно свернуть приложение Outlook и работать в других приложениях. Часы при свернутом окне Outlook все равно продолжают работать.

Следующая группа полей была уже описана ранее (описание, контакты и категории). Приведем только пример записи со вставленной задачей в поле Описание.

Пример 6.1, б. Ввод информации записи

Описание

> Вставка > Элемент... (рис. 6.3)

Смотреть в Задачи

Вставить как Ярлык

Элементы Работа над книгой "Outlook в подлиннике"

OK

Контакты := Ekaterina Kondukova

Категории := BHV; Дела



Рис. 6.3. Диалоговое окно Вставка элемента



Рис. 6.4. Созданная запись с изменяющейся длительностью (реальное время)

По окончании создания записи или ее редактирования нажмите кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close).

Новое письмо

Помимо электронной почты существует — и вряд ли когда-нибудь отомрет — классическая бумажная. Outlook может быть полезен для создания письма адресату, сведения о котором есть в папке Контакты. Чтобы создать письмо, Outlook обращается к Мастеру писем Microsoft Word.

Ниже я рассмотрю создание нового письма на примере служебного сообщения от писателя (Усаров Г. Е.) главному редактору издательства (Кондукова Е. В.).

Пример 4.15. Создание нового письма

{В папке Контакты выделите контакт адресата}

> Действия > Новое письмо

Строка даты

Стиль письма Обычный

Далее (рис. 4.19)

Приветствие деловое

Далее

Пометки служебное

Тема Тема: Outlook в подлиннике

Далее (рис. 4.20)

Адресная книга

Имя Георгий Ефимович Усаров

ОК

Заключение С уважением

Готово

Небольшое пояснение к шагам данного мастера. На первом шаге определяется стиль письма и параметры даты. На втором шаге проявляется мощь совместного использования продуктов пакета Microsoft Office (рис. 4.19). Мастер писем Word взял данные для заполнения из базы контактов Outlook (имя получателя и адрес). На третьем шаге задаются дополнительные параметры письма (тема, пометка и т. д.). И наконец, на четвертом шаге, воспользовавшись диалоговым окном Выбор имени (Select Name), показанным на рис. 4.20 пользователь задает данные отправителя письма, опять же беря их из базы контактов Outlook. Заметьте также, что в поле Образец автоматически появляется текст заключительной части письма. Удобно, не правда ли?

Рис. 4.19. Диалоговое окно Мастер писем - шаг 2 из 4

Рис. 4.20. Диалоговое окно Мастер писем - шаг 4 из 4

После того как все параметры заданы, Мастер писем генерирует по ним письмо, в которое остается лишь ввести текст сообщения вместо заглушки Ввелите текст (рис. 4.21).

Рис. 4.21. Созданное письмо

Замечание

Word может быть полезен не только для оформления традиционного письма. Помимо этого, Word может являться редактором электронных сообщений, отправляемых Outlook. Подробно о совместной работе Word и Outlook, а также о совместной работе Outlook с другими приложениями, входящими в пакет Microsoft Office XP, будет рассказано в главе 18 "Outlook и Office".

Новый контакт

В этом разделе описываются процедуры создания и редактирования контакта. Чтобы не ходить далеко за примером, продемонстрируем создание контакта для автора данной книги.

О встречах, событиях и собраниях

Раньше очень часто упоминались такие слова, как "встреча", "событие" и "собрание". Данные слова имеют в Outlook особый смысл, несколько отличный от обычного толкования в русском языке.

Встреча (Appointment) — это мероприятие, для которого резервируется время в календаре, на которое никто не приглашается и для которого не привлекаются специальные ресурсы. Исходя из этого, встреча с Иваном Ивановичем или просмотр телепередачи вечером — встреча.

Собрание (Meeting) — это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов. Главное отличие встречи от собрания заключается в том, что его необходимо согласовать с другими участниками собрания. При планировании собрания участникам рассылается специальная форма, в которой собираются данные об их занятости в назначенный период. Outlook суммирует полученные данные и предлагает варианты времени проведения собрания.

Также можно согласовать и ресурсы, например помещение для собрания, проектор, бланки договоров и т. п.

Ресурс (Resource) — это любые средства, необходимые для собрания. Поэтому, например, домашний телевизор не является ресурсом, в отличие от телевизора в офисе компании. Ресурсы имеют собственное расписание, по которым можно согласовать их использование.

Замечание

Чтобы развеять сомнения относительно правильности восприятия определений, приведу следующее пояснение. Встреча с человеком, чье расписание согласуется средствами Outlook и которое вы можете получить или увидеть, — это собрание. Встреча же с человеком, информация о расписании которого не может быть автоматически обработана Outlook, — встреча.

Событие (All day Event) — это мероприятие продолжительностью больше 24 часов. Примерами событий могут быть: выставка-ярмарка, Олимпийские игры, отпуск, семинар. События могут быть ежегодными (например, день рождения или годовщина), т. е. происходить раз в году в определенный день, и обычными, т. е. происходить однажды и протекать в течение одного или нескольких дней.

Общие принципы работы в Outlook

Прежде чем приступить к рассмотрению конкретных примеров использования Outlook, давайте рассмотрим общие принципы его работы. В данном разделе приведены основные принципы работы с интерфейсом Outlook, основные операции над элементами, а также техника работы со справочной системой Outlook 2002.

Помимо описанных здесь тем, в Outlook существует и много других общих принципов, например работа с категориями, представлениями, поиск, вывод на печать и т. д. Эти случаи будут рассматриваться либо отдельно (глава 16 "Поисковая система Outlook"), либо применительно к одному из описываемых элементов (см. раздел 2.2.3 "Работа с категориями").

Формы и элементы

Как было сказано выше, Microsoft Outlook — это ряд приложений, объединенных в одну интегрированную информационную систему.'Каждое из этих приложений работает с определенным типом документов, в которых, собственно, и хранится соответствующая информация. В терминологии Outlook документы называются элементами, а приложения, работающие с элементами, — формами.

Замечание

Впервые Outlook как самостоятельное приложение появился в пакете Microsoft Office 97, придя на смену двум программам предыдущих версий Office: планировщику дел Schedule+ и клиенту электронной почты Microsoft Mail (или Microsoft Exchange). Отсюда и происходит подобная структуризация Outlook на формы-приложения и элементы-документы.

Элементы могут иметь самую произвольную форму (заметка, сообщение, контакт). Более того, их набор может расширяться за счет создания новых типов элементов (см. раздел 19.1 "Создание формы"). Для хранения элементов используется единый формат, но элементы каждого типа обладают определенным набором полей (свойств), в которых и хранится информация об элементе. Например, для сообщения в набор полей входят тело сообщения, тема сообщения, адресаты, признак важности и т. д. Одним из полей, обязательным для элементов всех типов, является поле типа элемента, значение которого определяет, как должен обрабатываться элемент.

Таким образом, как только вы откроете любой элемент, будет запущена форма, обслуживающая именно его. После открытия элемента можно редактировать его поля, внося новую или же изменяя старую информацию.

Папки Outlook

Outlook хранит элементы в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, например, все пришедшие почтовые сообщения хранятся в папке Входящие (Inbox). Outlook использует расширенное по отношению к Windows понятие "папка". Папка в Outlook — это логическое хранилище информации, не связанное прямо с физическим способом хранения информации на диске. Пользователь может создавать собственную, с какой угодно степенью вложенности структуру папок, например папку для почтовых сообщений от определенного контакта, вложенную в папку для почтовых сообщений от всех контактов. Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из программы Проводник Windows, поскольку вся информация Outlook хранится в едином файле на диске.

При первом запуске Outlook пользователь имеет прямой доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы во вложенных папках, которые содержатся в папке Личные папки (Personal Folders). В табл. 1.1 перечислены эти папки с описанием элементов, хранящихся в них.

Таблица 1.1. Основные папки Outlook

	Наименование папки	Описание элементов
	Outlook сегодня (Outlook Today )	Содержит общую информацию о состоянии всех элементов Outlook
	Входящие (Inbox)	Поступающие сообщения электронной почты и факсы
	Календарь (Kalendar)	Встречи, события и собрания. Планирование личного расписания, календарь
	Контакты (Contants)	Информация о личных и деловых контактах. Адресная
		книга
	Задачи (Tasks)	Планирование, ведение и учет задач
	Заметки (Notes)	Создание различных примечаний
	Удаленные (Delete Items)	Все удаленные элементы
	Черновики (Draff)	Черновики сообщений. Не готовые к отправке сообщения
	Исходящие (Outlook)	Сообщения и факсы, готовые к отправке, но еще не отправленные
	Отправленные (Sent Items)	Копии отправленных сообщений электронной почты
	Дневник (Journal)	Записи личной деятельности. Автоматическое отслеживание работы пользователя с элементами Outlook и документами Office
	Мои документы (My Documents)	Обеспечивает быстрый доступ к содержимому папки Мои документы
	Избранное (Favorites)	Обеспечивает быстрый доступ к папке Избранное, в которой хранятся избранные папки и страницы Интернета
	Мой компьютер (My Computer)	Отображает файловую структуру компьютера. Проводник

<


Таким образом, общий принцип работы с Outlook следующий: вы открываете папку, выбираете требуемый элемент, автоматически запускается форма, его обслуживающая, и элемент готов к редактированию.

Окна Outlook

Теперь, зная общие принципы внутренней работы Outlook, перейдем к общим принципам внешней. Интерфейс Outlook 2002 прост, удобен и интуитивно понятен. Окно Outlook 2002 состоит из строки заголовка, в которой отображается название открытой папки, а также стандартные кнопки сворачивания, разворачивания и закрытия окна. Ниже строки заголовка расположена строка меню, а еще ниже — панели инструментов. Слева расположена панель Outlook, на которой отображаются ярлыки папок, а справа — панель просмотра информации, в которой отображаются элементы выбранной папки. Ниже будет подробно описана работа с каждым из этих элементов, сейчас же мы уделим внимание основным аспектам работы с интерфейсом в целом.

Как правило, общие настройки отображения информации можно изменить посредством команды Вид (View). Например, чтобы скрыть или отобразить строку состояния (внизу).

Пример 1.7. Изменение общих параметров интерфейса

>Вид > Строка состояния

Большим подспорьем в работе с Outlook являются контекстные меню. Для того чтобы активизировать контекстное меню, необходимо подвести указатель к интересующему вас элементу и щелкнуть правой кнопкой мыши.

Чтобы изменить размер или местоположение панели, следует подвести указатель мыши к стыку одной панели с другой, указатель примет вид разнона-

правленной стрелки. Теперь, удерживая нажатой левую кнопку мыши, можно изменять размер и положение панели. Таким образом можно увеличивать пространство для отображения нужной информации. На рис. 1.14 продемонстрирован вариант измененного (до неузнаваемости) интерфейса Outlook.



Рис. 1.14. Интерфейс Outlook с измененными размерами панелей

Меню Outlook

Меню Outlook состоит из семи элементов. В табл. 1.2 приводятся названия элементов меню Outlook и их назначение.

Таблица 1.2. Элементы меню Outlook

Название	Назначение
Файл (File)	Команды для создания, открытия и сохранения элементов Outlook и настройки папок, команды импорта и экспорта данных, а также команды предварительного просмотра и распечатки
Правка (Edit)	Команды для работы с буфером обмена, команды удаления и перемещения элементов, а также команда определения категории элемента
Вид (View)	Команды для изменения интерфейса и представления элементов
Избранное (Favorites)	Команды для работы с элементами папки Избранное, в которой хранятся ссылки на интересующие вас Web-страницы
Сервис (Tools)	Команды поиска элементов, настройки панелей Outlook и параметров приложения в целом, команды записи макросов и создания форм, а также организатор и адресная книга
Действия (Action)	Набор этих команд, в отличие от предыдущих, изменяется от выбора папки. Здесь находятся команды для непосредственной работы с элементом. Так, например, для заметок это всего две команды Создать заметку и Переслать
Справка (Help)	Команды справочной системы Outlook

Панели инструментов

Формально Outlook имеет три панели инструментов: Стандартная (Standard), Web и Дополнительно (Advanced). Для отображения или скрытия панели инструментов есть несколько способов.

Пример 1.8. Отображение панели инструментов

Вид> Панель инструментов> Стандартная или

{На панели инструментов или меню} Стандартная

Кнопки панели инструментов Стандартная и Дополнительно, как и команды меню Действия (Action), частично меняются в зависимости от выбранной папки.

Общие принципы работы в среде MS Office XP

В данном разделе рассказывается как о стандартных и, наверное, большинству известных, принципах работы (меню, панели инструментов, диалоговые окна и т. д.), так и о новинках в среде MS Office, таких как усовершенствованный набор средств Office.

Меню и панели инструментов

Интерфейс приложений MS Office претерпел некоторые изменения по сравнению с предыдущей версией. Здесь мы расскажем о ряде подобных изменений, а также о методах работы с основными элементами интерфейса MS Office XP.

Меню

Меню (Menu) — это отображаемый на экране дисплея список режимов, команд или вариантов ответа, предлагаемых пользователю для выбора. Как правило, команды приложения сортируются по логическому и функциональному назначению в разделы меню, непосредственно содержащие список команд. Например, раздел Правка (Edit) содержит команды для работы с буфером обмена (Копировать (Сору), Вырезать (Cut) и т. д.).

Для раскрытия списка меню необходимо подвести указатель мыши к названию (оно выделится синим цветом) раздела и щелкнуть левой кнопкой мыши, после чего появится список с командами, соответствующими данному разделу. Как правило, этот список отображает часто используемые команды. Для отображения всего списка необходимо либо дважды щелкнуть по названию меню, либо подвести указатель мыши к двойной стрелке внизу спи-.ска и щелкнуть по ней (рис. 1.5).

Замечание

Есть еще более простой способ отображения всего списка команд — задержать указатель мыши над списком в течение 3 секунд.

Рис. 1.5. Команды меню в Outlook

Также пользователь может воспользоваться "горячими" клавишами — это специальная последовательность нажатия клавиш клавиатуры для быстрого вызова команд меню. Как правило, она состоит из клавиши <Alt> и литеры, подчеркнутой в названии команды меню. Например, для вызова меню Файл (File) необходимо нажать сочетание клавиш <Alt>+<F>. Для продвижения по списку команд можно использовать клавиши со стрелками, указывающими вверх, вниз, влево и вправо. Для отмены команды меню надо нажать клавишу <Esc>.

После выполнения операций, показанных в примере 1.4, Outlook будет постоянно отображать полный список команд меню, причем появляться список будет с эффектом соскальзывания. Также Outlook всегда будет показывать всплывающие подсказки и примеры шрифтов в списке со шрифтами.

Пример 1.4. Настройка работы меню и панелей инструментов

{На панели инструментов} > Настройка...

Параметры (рис.1.8)

Всегда показывать полные меню

Отображать подсказки для кнопок

Отображать названия шрифтов тем же шрифтом

Эффект при выводе меню > Соскальзывание

Закрыть

Кнопка Сброс (Reset my usage data) восстанавливает начальные установки для меню и панелей инструментов. Также можно настроить отображение требуемых панелей инструментов при запуске приложения, установив флажок рядом с требуемой панелью на вкладке Панели инструментов (Toolbar).



Рис. 1.8. Диалоговое окно Настройка

Средства Microsoft Office

В данном разделе мы вкратце рассмотрим необходимые для работы с Outlook общие средства для всех приложений Office. Для выбора нужного средства выполните следующую операцию.

Пример 1.5. Выбор средства Office

{На рабочем столе Windows}

Пуск > Программы > Средства Microsoft Office> < Приложение>

Панель Microsoft Office

На панели Microsoft Office (рис. 1.9) располагаются кнопки, дублирующие вызов одного из приложений Office. Удобство этой панели для пользователей Outlook наиболее ощутимо, поскольку создание основных элементов Outlook можно выполнить, щелкнув по соответствующей кнопке на панели.

Панель Microsoft Office всегда активна, поэтому, пристыковав ее к одному из краев рабочего стола, пользователь всегда может осуществить вызов той или иной команды.



Рис. 1.9. Панель Microsoft Office



Рис. 1.10. Вкладка Кнопки диалогового окна Настройка

Для более детальной настройки панели можно воспользоваться диалоговым окном Настройка (Options) (рис. 1.10). Для его вызова щелкните правой кнопкой мыши по панели Microsoft Office и выберите команду Настройка. Посредством данного диалогового окна можно добавить собственные команды на панель инструментов, продублировать список Программы, а также указать параметры отображения панели (цвет, значки и т.


д.).

Коллекция картинок

Коллекция картинок (Clipart) предоставляет пользователю богатый набор рисунков, аудио- и видеоклипов, а также анимированных изображений. Все элементы коллекции разбиты по категориям, что облегчает поиск требуемого рисунка. Но даже в случае отсутствия такового в стандартной коллекции, поставляемой вместе с дистрибутивом Microsoft Office, пользователь всегда имеет возможность взять картинки из Интернета. Тем более что подобная возможность доступна и через интерфейс коллекции картинок.



Рис. 1.11. Диалоговое окно Animations - Коллекция картинок (Microsoft)

Общие принципы работы с Коллекцией картинок следующие:

Пользователь ищет рисунок в коллекции.

Копирует в буфер обмена.

Вставляет рисунок из буфера обмена в элемент Outlook.

На рис. 1.11 изображен анимированный рисунок и меню элемента коллекции.

Часто используемые рисунки пользователь может добавить в стандартную коллекцию, тем самым упростив поиск и работу с ними. Например, это имеет смысл для рисунка с логотипом компании, который можно вставлять в сообщение.

Microsoft Photo Editor

Microsoft Photo Editor — это простой графический редактор, позволяющий просматривать файлы рисунков разных форматов. Более того, Microsoft Photo Editor позволяет:

применять разные эффекты;

изменять резкость и прозрачность;

изменять размер рисунка и поворачивать его;

вырезать, копировать и вставлять фрагменты рисунка.

На рис. 1.12 показаны два рисунка, открытых в Microsoft Photo Editor: оригинал (слева) и рисунок с эффектом Мел и уголь (Chalk and Coal).



Рис. 1.12. Редактор Microsoft Photo Editor

Мастер сохранения настроек

Мастер сохранения настроек позволяет сохранить текущие настройки всех компонентов Office в файле или на Web-сервере. После чего, в случае установки Office на другом компьютере или неверной работы текущего, можно восстановить используемые ранее настройки.

Пример 1.6. Сохранение настроек

Пуск > Программы > Средства Microsoft Office > Мастер сохранения настроек (рис. 1.13)



Далее

Сохранить настройки этого компьютера

Далее

Сохранить настройки в файле := < файл>

Готово



Рис. 1.13. Мастер сохранения настроек Microsoft Office

Для загрузки сохраненных настроек необходимо просто выбрать переключатель Восстановить ранее сохраненные настройки (Repair Cast saved settings).

Замечание

В заключение этого раздела нельзя не сказать о нововведениях Microsoft Office: Speech и Handwriting Recognition. Данные средства позволяют пользователю управлять приложением и вводом информации через микрофон и устройства ручного ввода соответственно. К сожалению, работа этих средств Microsoft Office доступна только для англоязычных пользователей.

формы Outlook нам уже знакомы:

Последние четыре поля вкладки Общие (General) формы Outlook нам уже знакомы: Описание (Notes), Контакты (Contacts), Категории (Category), Частное (Private). Их смысл не меняется в контексте данной главы, поэтому заполнение их значений не вызовет у вас особых затруднений (см. раздел "Календарь" и раздел "Задачи").
Иногда полезно вкладывать в поле Описание файл с отсканированной фотографией контакта. Рассмотрим такое общее средство Outlook, как вставка объекта.

Рис. 4.7. Вкладка Общие формы Контакт
Пример 4.7. Вставка объекта
Описание контакта
>Вставка > Объект
Создать из файла
Файл := < Адрес файла >
ОК
На рис. 4.7 показан окончательный вариант заполнения вкладки Общие формы Контакт.
После заполнения формы необходимо ее сохранить. Для этого нажмите кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close). Если вы хотите после закрытия одного контакта создать новый, то нажмите кнопку Сохранить и создать (Save and New).

Описание встречи

Зачастую при планировании встречи информации только о теме, месте и времени ее проведения бывает не достаточно. Где разместить всевозможные пометки, замечания или предложения для запланированной встречи? Для ввода подобной.дополнительной информации и служит большое поле Описание встречи в нижней части формы Встреча (Appointment). Причем записью этого поля может быть не только текст, но и рисунок, звукозапись, элемент Outlook и т. д. Более того, записью данного поля может быть любой файл пользователя.

В нашем случае писатель решил внести в поле Описание встречи информацию о цели встречи, а также вложить файл с планом-проспектом книги, необходимым для подписания договора.

Пример 2.13. Описание встречи

Текст := Сдача материала по книге "Outlook 2002 в подлиннике"

> Вставка > Файл...

Папка := <Папка с файлом>

Вставить

Рис. 2.16. Поле Описание встречи с вложенным файлом

При работе с текстом в поле Описание встречи вы можете изменять формат шрифта и абзаца. Для этого выберите, соответственно, команды > Формат > шрифт или Формат > Абзац. Более подробно о форматировании документов будет рассказано в разделе 9.4.1 "Создание сообщения".

Совет

При вложении файла в поле Описание встречи можно избежать вышеприведенной процедуры. Просто перетащите пиктограмму файла из Проводника Windows в данное поле.

Оповещение, описание задачи и ее исполнитель

Установка оповещения для задачи похожа на установку оповещения для встречи, только, в отличие от последней, напоминание о задаче устанавли вается на определенную дату и время. По умолчанию Outlook устанавливает оповещение на 9:30 утра в день завершения задачи. Однако пользователь может поменять дату и время.

Замечание

Так же, как и в случае со встречей, пользователь может изменить формат звукового оповещения, нажав на кнопку с иконкой громкоговорителя и указав требуемый файл для проигрывания.

Для изменения времени оповещения, устанавливаемого по умолчанию, выберите команду меню > сервис > параметры и в диалоговом окне Параметры (Options), на вкладке Настройка (Preferences), измените значение поля Оповещение (Reminder time) для задачи.

Поле Описание задачи служит для ввода любой дополнительной информации. Это поле может содержать текст с описанием задачи, а также присоединенные файлы и другие внедренные объекты, я пропущу описание этого поля до раздела 3.2 "Вставка объектов".

В нашем случае все законченные и отредактированные файлы будут присоединяться к задаче. Более того, поскольку условно выполнение задачи разбито на три этапа, давайте оповещать о ходе работы над задачей каждый месяц.

Пример 3.3. Установка оповещения и описание задачи

Оповещение, Дата := 01.06.2001, Время := 10:30

Описание := Книга содержит 22 главы плюс Введение. <Enter>

Вставка > Файл. . .

Папка <Папка с файлами>

Вставка

При создании задачи предполагается, что она будет выполняться пользователем, поэтому он автоматически назначается ответственным за задачу или, в терминологии Outlook, становится ее владельцем (Owner). Значение для этого поля берется из поля Имя пользователя (User Name), которое вы заполняли при установке и настройке Outlook (см. разды 1.1 "Установка и запуск Outlook"). При работе над задачей автономно значение этого поля теряет смысл, но при перепоручении выполнения задачи использование этого параметра становится весьма актуальным (см. раздел 10.2 "Назначение задач").

Определения состояния, готовности и важности задачи

Любая задача характеризуется специальными параметрами: состоянием (Status) и готовностью (Complete). Как видно из названия, эти два параметра определяют состояние задачи на данный момент, но в первом случае качественно, а во втором — в процентном соотношении.

По умолчанию Outlook определяет для новой задачи в поле Состояние (Status) значение Не началась (Not Started). Помимо этого состояния существуют еще четыре: Выполняется (In Progress), Завершена (Completed), В ожидании (Waiting for something else), Отложена (Deferred), смысл которых ясен из названия (рис. 3.2).

По умолчанию поле Готово (Complete) равно 0%. Естественно, что значения полей Состояние и Готово тесно связаны. Ниже приведена таблица соотношения значений этих полей (табл. 3.1).

Таблица 3.1. Соотношение значений полей Состояние и Готово

	Значение состояния		Значение готовности
	Не началась		0%
	Выполняется		0-99%
	Завершена		100%
	В ожидании		0-99%
	Отложена		0-99%

В процессе выполнения задачи необходимо изменять значения этих полей — таким образом можно отслеживать работу над задачей.

Наконец, последнее поле, входящее в эту группу, — Важность (Importance). Данное поле имеет три значения: Высокая (High), Обычная (Normal) и Низкая (Low). По умолчанию всем новым задачам Outlook присваивает обычную важность.

Пример 3.2. Определение состояния, готовности и важности задачи

Состояние Выполняется

Готово := 5%

Поскольку писатель заключает договор на основе готового плана-проспекта книги, а зачастую и на основе написанного введения, можно считать, что 5% работы уже выполнено.

Важность Высокая

Рис. 3.2. Форма Задача с заполненными полями состояния

Основные операции над элементами

В этом разделе мы на примере элемента Встреча рассмотрим общие принципы работы с элементами.

Основы Outlook

Outlook 2002 — мощное и всеобъемлющее в плане управления информацией приложение. Но каждый предмет (это относится не только к программным продуктам) требует введения в специфику данной области и демонстрации общих принципов работы, техники и т. д. В данной части будут рассмотрены основы Outlook: от установки приложения до непосредственной работы с электронной почтой.

Начинать книгу с рассказа о работе с электронной почтой мы считаем некорректным, если не сказать неправильным, поскольку Outlook — это не приложение для работы с электронной почтой. Outlook являет собой единение всех средств, связанных с управлением персональной информацией, в которых почта занимает существенную, но все-таки часть. В противном случае можно вполне было обойтись и Outlook Express — приложением, входящим в стандартный пакет, поставляемый с операционной системой Windows и являющимся только почтовым клиентом.

В первую часть книги вошли такие главы, как:

Знакомство с Outlook. В этой главе будут рассмотрены: установка Outlook, общие принципы работы в Outlook, а также интерфейс и работа со встроенной справочной системой.

Календарь. Вы научитесь планировать одиночные и повторяющиеся встречи, а также работать с представлениями Outlook.

Задачи. В настоящей главе приводятся сведения о назначении задач и учете их выполнения, а также о преобразовании элементов.

Контакты. Прочитав эту главу, вы узнаете, как создавать контакты и работать с адресными книгами пользователя.

Заметки. В данной главе рассматривается работа с заметками и буфером обмена Microsoft Office.

Дневник. Вы познакомитесь с автоматическим и ручным ведением вашей деятельности в дневнике Outlook.

Outlook сегодня и личные папки. Последняя глава рассказывает о способе хранения элементов Outlook, создании и использовании собственных папок, а также о работе с файловой системой компьютера средствами Outlook.

Отбор

Задача фильтрации и выбора определенных элементов, удовлетворяющих некоторому условию, будет здесь затронута весьма бегло, лишь для демонстрации такой возможности при работе с представлениями. Более полно о фильтрах будет рассказано в главе J6 "Поисковая система Outlook".

Итак, из условия поставленной задачи нам необходимо отображать только те встречи, которые произошли вчера, произойдут сегодня и завтра.

Пример 2.26. Отбор элементов представления

{В д.о. Сведение о представлении}

Фильтр...

Дополнительно

Поле > Поля даты/времени > Начало (рис. 2.30)

Условие между

Значение := вчера и завтра

Добавить к списку

ок

Рис. 2.30. Диалоговое окно Отбор Возможности использования данного диалогового окна будут показаны ниже.

Отметить к исполнению

Как было сказано выше, эта команда используется для оповещения пользователя о запланированном действии для контакта. Например, писателю необходимо до 26 июля 2001 года отправить сообщение редактору о результатах работы.

Пример 4.12. Создание отметки к исполнению

{Выделите контакт}

> Действия > К исполнению...(рис. 4.15)

Отметка Отправить сообщение

Срок := 26.07.2001

ОК

Рис. 4.15. Диалоговое окно Отметка к исполнению

После создания отметки в форме Контакт появится специальная информационная полоска с предупреждением о выполнении действия до определенного срока.

После того как задача будет выполнена, -нужно указать, что она завершена, установив флажок Завершена (Completed) или щелкнув кнопку Удалить (Clear Flag).

Отображение Календарика

Для отображения большего количества месяцев можно увеличить размер Календарика посредством перетаскивания границ между панелями Список встреч (CalendarPad) и Задачи (TaskPad).

Рис. 2.2. Панель Календарик с двенадцатью месяцами

При разрешении монитора 800x600 и шрифте Outlook по умолчанию максимальное число месяцев, отображаемых на панели Календарик, равно двенадцати (рис. 2.2).

Отображение событий

События отображаются в верхней части панели Список встреч под названием дня. Они, так же как и встречи, изображаются в виде прямоугольников, содержащих почти ту же информацию.

Сейчас приведем пример неординарного события и продемонстрируем его отображение на панели. Запланируем следующее событие — подготовка и проведение презентации по случаю выхода новой книги в специализированном магазине "Техническая книга". Допустим, что время подготовки — с 6:00 до 20:00, а сама презентация — с 20:00 до 8:00 (шоу-программа на всю ночь). Итак, время данного события — с 6:00 одного дня до 8:00 другого.

Отметим особенности отображения данного события (рис. 2.24).

При событии, переходящем из одного дня в другой, Outlook отображает прямоугольник события в каждом дне перехода.

Если событию была задана метка, то прямоугольник события будет залит соответствующим цветом.

При событии, переходящем из одного дня в другой, в прямоугольнике появляется значок-часы, отображающий время начала и конца события. Причем на прямоугольнике начала события часы расположены слева, а на прямоугольнике конца — справа.

В отличие от обыкновенного события, для переходящего события Outlook отображает состояние занятости.

Если на один день запланировано несколько событий, они отображаются одно под другим.

Рис. 2.24. Отображение событий на панели Список встреч

Отображение встреч

Встреча отображается на панели в виде прямоугольника, расположенного относительно времени ее проведения. Прямоугольник содержит информацию о теме и месте встречи. Если эта информация не видна, подведите указатель мыши к прямоугольнику — появится всплывающее окно с полной информацией (рис. 2.23).

Также в этом прямоугольнике отображается информация об оповещении (в виде колокольчика), повторении (в виде вращающихся стрелок), частности (в виде ключика) и состоянии занятости (в виде полоски соответствующей раскраски между расписанием и временной шкалой). Кроме того, при установке характеристики для встречи ее текст и рамка будут иметь цвет выбранной характеристики.

Замечание

Если одна из повторяющихся встреч была изменена, то вращающиеся стрелки при ее отображении будут перечеркнуты.

Ниже приведены дополнительные возможности и особенности интерфейса при отображении встреч.

При наложении времени одной встречи на время другой Outlook отображает обе встречи. Они разделяют панель Список встреч пополам и располагаются по времени начала слева направо.

Рис. 2.23. Панель Список встреч

Если встреча не отображается на панели Список встреч (не входит в активный промежуток времени), но она запланирована на данный день, то внизу или вверху временной шкалы появляется небольшой желтый прямоугольник со стрелкой и многоточием. Прокрутив ползунок панели вниз или вверх, вы увидите требуемую встречу.

День, на который запланирована встреча, выделяется в Календарике жирным шрифтом.

При одном щелчке по прямоугольнику встречи он переходит в режим редактирования, в котором можно изменить тему встречи, не открывая форму. Двойной щелчок левой кнопки мыши вызовет открытие формы для данной встречи.

Как отмечалось выше, можно графически манипулировать встречей. Выделите встречу и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите ее на требуемое поле. Возможность такого переноса очень легко определяется по виду указателя: если он имеет вид перечеркнутого кружка, то данная операция невозможна, а если это стрелка с прямоугольником — операция возможна.

Отображение встреч и событий на панели Список встреч

Итак, настала пора обсудить графическое отображение встреч и событий на панели Список встреч.

Отображение задач в календаре

В предыдущей главе было показано, что в представлениях День/Неделя/ Месяц (Day/Week/Month) в папке Календарь (Calendar) производится отображение Панели задач (TaskPad). Существует несколько представлений этой панели. По умолчанию устанавливается представление Задачи на сегодня (Today's Task), для изменения представления выберите команду > вид > Представление панели задач... (рис. 3.14). Здесь же можно установить или снять флажок Включить задачи без даты завершения (Include Task With No Due Date).

По умолчанию все представления имеют три столбца: пиктограмма, состояние и тема, но пользователь может изменить представление Панели задач в Календаре. Для этого подведите указатель к заголовку панели, щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Изменить текущее представление (Customize current view).

Замечание

Если пиктограмма отображена с вращающимися стрелками, то задача является повторяющейся. Если флажок состояния отображен с галкой, то задача яв ляется завершенной. Более того, пользователь может щелчком мыши по этому флажку переводить задачу из состояния Выполняется (In Progress) в состояние Завершена (Complete) и наоборот.

Рис. 3.14. Панель задач в представлении Календаря

Outlook сегодня

Представление Outlook сегодня (Outlook Today) отображает все элементы Outlook, связанные с текущим днем. Иными словами, пользователю предлагается специальная выборка по всем элементам, дающая возможность взглянуть на события рабочего дня в целом.

Для открытия данного представления достаточно щелкнуть по ярлыку Outlook сегодня (Outlook Today) на панели Outlook. Возможный вид данного представления изображен на рис. 7.1.

Работать с этим представлением очень просто. На панели просмотра информации отображаются элементы папки Календарь (Calendar), Задачи (Task) и Сообщения (Messages). Для перехода в представления этих папок подведите указатель мыши к одному из заголовков столбца — он превратится в кисть руки с указательным пальцем (гиперссылка) — и щелкните по указателю. Для перехода непосредственно к элементу необходимо проделать те же действия с его названием.

Для изменения настроек данного представления нажмите кнопку Настройка Outlook сегодня (Customize Outlook Today) в верхнем правом углу (рис. 7.2).

Ниже описано назначение параметров данной настройки:

Запуск (Startup). Установите этот флажок, если вы хотите начинать свой рабочий день с просмотра данного представления (при запуске Outlook).

Сообщения (Messages). Мы еще не рассматривали работу с сообщениями, но суть данного поля состоит в выборе папок с элементами типа Сообщение для отображения их в данном представлении. По умолчанию Outlook отображает количество непрочтенных элементов в папках Входящие (Inbox), Исходящие (Outbox), Черновики (Draft).

Рис. 7.1. Представление Outlook сегодня

Рис. 7.2. Настройка представления Outlook сегодня

Календарь (Calendar). В раскрывающемся списке можно выбрать количество дней (включая текущий), элементы которых будут отображаться. По умолчанию Outlook отображает встречи пяти дней.

Задачи (Task). В этом поле задается выборка по задачам, которые следует отображать.

Стили (Style). В раскрывающемся списке можно выбрать один из пяти стилей Outlook сегодня: Стандартный (Standard), Стандартный (две колонки), Стандартный (одна колонка), Лето (Summer), Зима (Winter).
Выбранный стиль отображается в виде маленькой картинки под списком.

После сделанных изменений необходимо нажать кнопку Сохранить изменения (Save Settings) в правом верхнем углу.

Совет

По умолчанию при запуске Outlook открывается папка входящие (Inbox). Установка флажка Запуск (Startup) заставит Outlook открывать представление Outlook сегодня. Однако вы можете начинать работу Outlook с любой другой папки. Выберите команду > Сервис > Параметры Дополнительно Дополнительные параметры. В раскрывающемся списке Открыть папку (Startup in this folder) выберите папку, начиная с которой в последующем будет загружаться Outlook.

Панель Outlook

Панель Outlook, расположенная слева в окне Outlook (см. рис. 1.5), содержит ярлыки папок, посредством которых пользователь может осуществлять переход от одной папки к другой. Например, для работы с контактами следует нажать ярлык Контакты, в противном случае пришлось бы выполнить следующую операцию.

Пример 1.9. Переход от папки к папке

> Вид > Перейти > Контакты

Замечание

Если панели Outlook нет на экране, выберите команду > вид > Панель Outlook.

По умолчанию панель Outlook содержит три группы ярлыков: Ярлыки Outlook (Outlook shortcuts), Мои ярлыки (My shortcuts) и Другие ярлыки (Other shortcuts). Первая группа включает в себя следующие ярлыки: Outlook сегодня, Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Заметки, Удаленные. Если для всех семи ярлыков не хватает места, то справа (внизу или вверху) появляется стрелка, посредством которой можно перейти к требуемому ярлыку.

Уменьшить размер ярлыков можно следующим образом:

Пример 1.10. Изменение размера ярлыков

Подведите указатель на пустое место панели Outlook

Мелкие значки (см. рис. 1.7)

Чтобы перейти ко второй группе ярлыков, подведите указатель к кнопке Мои ярлыки (указатель примет вид кисти руки, с указательным пальцем) и нажмите ее. В эту группу входят ярлыки Черновики, Исходящие, Отправленные, Дневник и Обновление Outlook.

Последняя, третья группа — это ярлыки для работы с файловой структурой компьютера: Мой компьютер, Мои документы, Избранное.

При переходе от одной папки к другой нажатием кнопки мыши на ярлыке пользователь может наблюдать элементы только одной папки, как же быть в том случае, если необходимо одновременно работать с элементами разных папок? Outlook позволяет открывать одновременно несколько папок, каждую — в своем окне (см. рис. 1.7). Причем заметьте, что в действительности открыто только одно приложение Outlook, а не несколько его копий.

Пример 1.11. Открытие папки в новом окне

Подведите указатель мыши к папке

Открыть в новом окне (рис. 1.15)

Панель Outlook можно модифицировать так же, как и панель инструментов, добавляя или удаляя ярлыки или даже группы ярлыков, но об этом будет подробно рассказано в разделе 7.2 "Панели Список папок и Outlook".

Рис. 1.15. Папки Outlook

Панель просмотра информации

Панель просмотра информации является основной частью главного окна Outlook и располагается справа от панелей Список папок и Outlook. На этой панели отображаются элементы текущей папки с ее основными информационными полями. Для просмотра же всех информационных полей необходимо выделить требуемый элемент и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Открыть элемент для полного просмотра можно также посредством команды Открыть меню Файл.

Например, для элемента Встреча (Meeting) панель просмотра информации отображает тему встречи, ее место, начало и конец, а также вашу занятость на момент встречи. Для отображения всей информации о встрече необходимо активизировать элемент двойным щелчком мыши (рис. 1.17).

Рис. 1.17. Панель просмотра информации и элемент Встреча

Можно изменить текущее представление информации либо выбрав вариант из предлагаемого списка, либо настроив представление самостоятельно.

Пример 1.13. Изменение текущего представления

> Вид > Текущее представление > <Представление>

Замечание

Иногда для более детального отображения информации элемента уместно использовать область просмотра, для чего выполните команду > Вид > Область просмотра.

Панель Список папок

Как упоминалось выше, информация Outlook хранится в специальных папках. Доступ к этим папкам осуществляется посредством специальной панели Список папок (Folder List).

Пример 7.1. Отображение списка папок

Вид > Список папок

{Панель инструментов Дополнительно} Список папок

При этом между панелью Outlook и панелью просмотра информации появляется список папок. На рис. 7.3 отображен список папок с выделенной папкой Контакты (Contacts).

Рис. 7.3. Панель Список папок

Совет

Если названия папок полностью не видны, можно расширить область списка папок, перетащив мышью правую границу панели.

По умолчанию при установке Outlook создаются следующие папки: Входящие (Inbox), Дневник (Journal), Задачи (Tasks), Заметки (Notes), Исходящие (Outbox), Календарь (Calendar), Контакты (Contacts), Отправленные (Sent Items), Удаленные (Deleted Items) и Черновики (Drafts).

Просмотр списка папок осуществляется при помощи кнопок Раскрыть (Expand) и Свернуть (Collapse), расположенных на панели рядом с именами вложенных папок, содержащих другие папки. Так, все вышеперечисленные папки являются вложенными для папки Личные папки (Personal Folders).

Кнопка Раскрыть имеет вид знака плюс (+), а кнопка Свернуть — знака минус (-). Знак плюс рядом с именем папки показывает, что в ней содержатся вложенные папки. Если нажать на эту кнопку, то список вложенных папок раскроется, а знак плюс при этом трансформируется в минус. На рис. 7.3 знак минус рядом с папкой Личные папки показывает, что список вложенных папок раскрыт.

Панель Список папок (Folder List) располагается справа от панели Outlook. Отобразить эту панель можно несколькими способами.

Пример 1.12. Отображение панели Список лапок

Вид > Список папок или

{Панель Заголовокна имени папки}

Панель Список папок служит для отображения всей структуры папок Outlook, в отличие от панели Outlook, которая содержит лишь ярлыки некоторых папок. Такое отношение аналогично отношению Проводника Windows к рабочему столу Windows.

Продолжая аналогию, заметим, что работа с панелью Список папок в принципе такая же, как и с Проводником. Знак плюс (+) слева от папки показывает, что она содержит вложенные папки, знак минус (—) показывает, что список вложенных папок раскрыт.

Аналогично Проводнику Windows можно добавлять, удалять, переименовывать папки Outlook, создавать для них ярлыки и т. д. Подробнее о работе с папками Outlook будет рассказано в главе 7 "Outlook сегодня и личные папки". На рис. 1.16 изображена панель Список папок, на которую добавлена папка CityCat (Для новостей) в папке Входящие.

Замечание

Еще раз отметим разницу между папками Outlook и папками Windows. Вся информация Outlook, в том числе и структура папок, хранится в одном файле и ее невозможно увидеть из Проводника. В Проводнике можно увидеть только этот файл, он хранится в папке C:\Windows\Local SettingsVApplication Data\Microsoft\ Outlook\outlook.pst.

Рис. 1.16. Панель Список папок

Панель Заголовок

Панель Заголовок располагаете» сразу под панелями инструментов и содержит название текущей папки. Помимо этого, на панели присутствуют кнопки Назад и Вперед (слева). Outlook отслеживает действия пользователя, и если вы хотите вернуться на несколько действий назад, достаточно нажать кнопку Назад.

Щелчок мыши по названию папки в данной панели раскрывает список папок. Для фиксации панели Список папок щелкните по кнопке Чтобы не закрылось, нажмите (Click push pin to keep open).

Также эта панель содержит поле Адрес (Address), о котором более подробно будет рассказано в главе 11 "Работа в Интернете".

Панели Список папок и Outlook

Данный раздел содержит изложение методов организации информации в Microsoft Outlook. Здесь будут рассмотрены принципы работы с панелями Список папок (Folder List) и Outlook (Outlook Bar).

Параметры адресной книги

Настройка параметров по умолчанию для отображения и хранения новой информации в адресных книгах производится в диалоговом окне Обработка адреса (Addressing).

Пример 4.20. Обработка адреса

{В Адресной книге}

> Сервис > Параметры., (рис. 4.29)

Отображать первым список адресов Контакты

Хранить личные адреса в книге Контакты

Добавить...

Списки адресов Личная адресная книга (Усаров Г. Е.)

Добавить

Закрыть

ОК

Некоторые комментарии к приведенному примеру. В первом раскрывающемся списке устанавливается та папка, данные которой будут отображаться первыми при появлении этого диалогового окна при выборе адресатов почты или т. п. Второй список задает папку по умолчанию, в которую будут помещаться новые контакты и которая по сути будет основной базой пользователя.

Рис. 4.29. Диалоговое окно Обработка адреса

Мы еще не рассматривали работу с электронной почтой, но одним из важных аспектов при создании электронного сообщения является правильное заполнение полей Кому (То), Копия (Сс) и Слепая копия (Всс). Если данные этих полей взяты не из адресной книги, а вводились с клавиатуры, то перед отправкой сообщения Outlook проверит их наличие в адресной книге. Если контакт с указанным адресом не будет найден, Outlook предложит создать для него новую запись. Порядок проверки определяется в третьем разделе диалогового окна Обработка адреса (Addressing).

Параметры календаря

Диалоговое окно Параметры календаря (Calendar Options) служит для изменения его основных настроек. Давайте уменьшим продолжительность рабочего дня на один час, изменим цветовую схему панели Список встреч, а также увеличим время напоминания.

Рис. 2.11. Диалоговое окно Параметры календаря

Пример 2.6. Настройка параметров календаря

Сервис > Параметры. . .

Настройки

Напоминание := 20 мин.

Параметры календаря...

(Календарь рабочей недели)

время начала 9:30

время конца 17:30

(Параметры календаря)

Цвет фона Голубой (рис. 2.11)

ОК

ОК

Замечание

Выше приведены изменения значений начала и конца рабочего дня. Однако на некоторых предприятиях нет строгого графика работы, но есть, например, почасовая или понедельная нагрузка. Для ввода подобных параметров надо воспользоваться диалоговым окном Дополнительные параметры (Advanced Options) > Сервис > Параметры Дополнительно Дополнительные параметры. Заполните поля Рабочие часы в день и в неделю (Task working hour per day and per week). Кстати, здесь же можно изменить шрифт Календарика.

Параметры заметки

Параметры заметки по умолчанию можно изменить, воспользовавшись диалоговым окном Параметры заметок (Notes Options).

Пример 5.2. Установка параметров заметок

>Сервис > Параметры. . .

Настройки

Параметры заметки...(рис. 5.4}

Рис. 5.4. Диалоговое окно Параметры заметок

В диачоговом окне Параметры заметок можно изменить следующие параметры:

Цвет (Color). Выберите один из цветов — Синий, Зеленый, Лиловый, Желтый или Белый.

Размер (Size). Этот параметр отвечает за размер окна заметки по умолчанию. Существует три стандартных размера: Мелкий, Средний и Крупный.

Шрифт (Font). Нажмите кнопку Шрифт и в появившемся диалоговом окне установите параметры: шрифт, начертание, размер, атрибуты и цвет (рис. 5.4).

Если вы хотите скрыть отображение даты и времени в заметках, то снимите флажок Показывать время и дату в заметках (When viewing notes, show date and time) в диалоговом окне Дополнительные параметры (Advanced Options).

Пример 5.3. Дополнительные параметры заметок

> Сервис > Параметры...

Дополнительно

Дополнительные параметры... (рис. 5.5)

Показывать время и дату в заметках

ОК

ок

Рис. 5.5. Диалоговое окно Дополнительные параметры

Переход к дате

По умолчанию Календарь Outlook открывается, отображая панель Календарик с активным текущим днем и панель Список встреч с почасовым расписанием встреч на этот день.

Замечание

Текущий день — это день, установленный на внутренних часах компьютера. Изменить текущую дату можно в диалоговом окне Дата/время (Adjust Date/Time) на панели управления Windows.

Рис. 2.3. Выбор активной даты

Один из способов изменить активный день — щелкнуть мышью по нему в Календарике. При этом активный день будет отмечен инверсионным выделением, а текущий останется обведенным в рамку (рис. 2.3). Более того, панель заголовка Календаря отобразит название активной даты, а панель Список встреч — встречи активного дня.

Перемещаясь посредством стрелок в верхней части Календарика, можно перейти к дате, не отображаемой в нем по умолчанию. Стрелка, направленная вправо, соответствует переходу к будущим месяцам, влево — к прошлым. Еще более простой способ перехода к требуемой дате — щелкнуть по названию месяца в Календарике, после чего появится раскрывающийся список, содержащий семь месяцев: три предыдущих, текущий и три будущих (рис. 2.3).

Но что делать, если требуется выбрать день, скажем, 2014 года? Не пролистывать же более 100 месяцев?! Для подобных случаев можно воспользоваться универсальным диалоговым окном Переход к дате (Go to Date).

Рис. 2.4. Диалоговое окно Переход к дате

Пример 2.1. Переход к дате

Вид > Перейти > Перейти к дате... или <Ctrl>+<G>

Дата := 09 января 2014 года (рис. 2.4)

ок

Вводить дату можно в нескольких форматах. О разнообразии форматов даты и времени в Outlook будет подробно рассказано в следующем разделе, а о значении поля Панель (Show in) этого диалогового окна— в разделе 2.1.4 "Представление День/Неделя/Месяц".

По окончании работы с активным днем можно быстро перейти к дню текущему.

Пример 2.2. Переход к текущему дню

> Вид > Перейти > Сегодня или

{На панели инструментов Стандартная) Сегодня

Перенос информации между папками

Итак, папка создана, но пуста. Необходимо распределить требуемую информацию по папкам. Для переноса выделенного элемента из одной папки в другую можно использовать один из методов:

командный метод;

метод ручной манипуляции элементом.

Поля

Итак, начнем с добавления и удаления полей.

Пример 2.23. Добавление и удаление полей в представлении

> Вид > Текущее представление > Изменить текущее представление...

Поля...

Имеющиеся поля Контакты Добавить

Группы полей для выбора: Все поля встречи

Имеющиеся поля Важность Добавить

Отображаемые поля Категории Удалить

ок

Рис. 2.28. Диалоговое окно Поля

По умолчанию поле Имеющиеся поля (Available fields) отображает часто используемые поля. Для отображения других полей необходимо выбрать в раскрывающемся списке Группы полей для выбора (Select available fields from) требуемую группу полей.

Кнопки Вверх (Move Up) и Вниз (Move Down) позволяют изменять местоположение поля (аналогичная операция была описана в разделе 2.2.7 "Представления Календаря").

Повторяющаяся встреча

Помимо единичных встреч в нашей жизни происходят встречи периодические. Так, например, писатель в конце каждого месяца встречается с редактором для обсуждения проделанной работы, подведения некоторых итогов, выплаты аванса и т. д. Для планирования подобных встреч можно было бы создавать ряд единичных, но Outlook дает возможность пользователю упростить подобную процедуру.

Итак, давайте создадим встречу с периодом повторения "25-е число каждого нового месяца" и продолжительностью повторения "3 месяца".

Пример 2.18. Создание повторяющейся встречи

> Действия > Создать повторяющуюся встречу (рис. 2.20)

Время встречи

Начало := 15:00

Конец := 16:00

Повторять .

Ежемесячно

повторять 25-го числа каждого 1 месяца

Пределы повторения

завершить после 3 повторений

ОК

Тема: Подведение итогов, выплата аванса

Место : Измайловский пр., 29- BHV

Сохранить и закрыть

Рис. 2.20. Диалоговое окно Повторени е встречи

Отметим некоторые особенности диалогового окна Повторение встречи (Appointment Recurrence). Группа Время встречи (Appointment time) задает ее начало и конец. Следующая группа Повторять (Recurrence pattern) задает шаблон повторения. Выбирая период повторения (ежемесячно), Outlook открывает шаблон для данного периода, в котором уже и указывается точная информация о повторении. Используя эти шаблоны, можно задать почти любую последовательность повторений, кроме таких сложных случаев, как, например, для дней Пасхи. В группе Пределы повторения (Range of recurrence) следует задать время начала и окончания повторений встречи или же количество копий.

После заполнения полей диалогового окна Повторение встречи (Appointment Recurrence) открывается форма Повторяющаяся встреча, которая полностью совпадает с описанной выше формой, за исключением полоски, отображающей период повторения, вместо поля Дата и время (Date/Time).

Еще одним способом создания повторяющейся встречи является ее преобразование из единичной. В раскрытом окне Встреча (Appointment) нажмите кнопку Повторение (Recurrence), после чего появится уже знакомое диалоговое окно Повторение встречи.

При открытии повторяющихся встреч для редактирования появится диалоговое окно, предлагающее открыть либо активную встречу, либо все встречи, связанные повторением (рис. 2.21). В первом случае изменения, внесенные во встречу, сохранятся только для активной встречи, во втором случае, наоборот, все изменения отобразятся во всех копиях данной встречи.

Рис. 2.21. Диалоговое окно Открыть повторяющийся элемент

Если по каким-либо соображениям вы захотели досрочно прекратить повторяющиеся встречи, то выбрав одну из них, в диалоговом окне Повторение встречи нажмите кнопку Удалить повторение (Remove Recurrence).

Повторяющаяся задача

В предыдущей главе мы рассматривали создание повторяющихся встреч на основе некоего шаблона повторения. Задачи также могут быть повторяющимися, и их создание аналогично созданию встреч, но, в отличие от событий и встреч, для задач могут быть установлены два принципиально разных режима повторения. В первом режиме повторение происходит в заранее зафиксированные дни, а во втором — привязывается к дате завершения предыдущей задачи. Например, сдача материала в издательство, намеченная на 25-е число каждого из четырех месяцев (05, 06, 07, 08), — это первый режим, а посещение парикмахерской через месяц после предыдущей стрижки — второй.

Рис. 3.9. Диалоговое окно Повторение задачи

Пример 3.7. Создание повторяющейся встречи

Создать

Тема:= Сдача готового материала в издательство

Повторение... (рис. 3.9)

Повторять ежемесячно

Повторять 25-го числа каждого 1 месяца

начало:= 25.05.2001

дата окончания := 25.08.2001

ОК

Сохранить и закрыть

Замечание

В представлениях папки Задачи (Tasks) отображается только ближайшая по дате завершения копия повторяющейся задачи. Если такая задача просрочена, то отображаться будет лишь просроченная задача. Только при отметке этой задачи как выполненной появится следующая.

Позвонить контакту

Это действие выполняет автоматический набор телефоннрго номера контакта (естественно, при условии, что на компьютере установлен соответствующим образом настроенный модем).

Пример 4.13. Автонабор телефонного номера контакта

{Зъделите контакт}

> Действия > Позвонить контакту > Рабочий (рис. 4.16)

Позвонить

{Разговор}

Конец связи

Закрыть

Рис. 4.16. Диалоговое окно Новый звонок

Состояния соединения (набор номера, нет связи, разрыв связи и т. д.) отображаются на панели Состояние (Call Status) под телефонным номером. Флажок При каждом звонке создавать запись в дневнике (Create new Journal Entry when starting new call) обязывает Outlook создавать элемент папки Дневник (Journal), тем самым позволяя отслеживать длительность разговора и ряд других параметров. Подробно о работе с папкой Дневник будет рассказано в главе 6 "Дневник".

Для диагностики соединения и проверки правильности настроек модема нажмите кнопку Параметры соединения (Dialing Options). В открывшемся диалоговом окне Параметры соединения можно посмотреть свойства соединения и телефонной линии. Кроме того, в этом диалоговом окне можно указать номера быстрого набора (рис. 4.17).

Под быстрым набором (рис. 4.18) подразумевается установление связи, минуя выделение контакта.

Пример 4.14. Быстрый набор телефонного номера

> Действия > Позвонить контакту > Быстрый набор > <Телефон>

Рис. 4.17. Диалоговое окно Параметры соединения

Рис. 4.18. Список Быстрый набор

Замечание

Кроме звонков уже зарегистрированным контактам, вы можете осуществлять звонки на новый номер. Для этого выберите команду > Действия > Позвонить контакту > Новый звонок или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<Shift>+<D>.

Представление День

При открытии папки Календарь (Calendar) no умолчанию появится представление День (Day) (см. рис. 2.1). В этом представлении список встреч состоит из временной шкалы и, собственно, поля со списком встреч (расписания).

Временная шкала по умолчанию разбита на 30-минутные промежутки, при необходимости можно уменьшить или увеличить минутный метраж промежутка. Подведите указатель к временной шкале, щелкните правой кнопкой мыши и выберите необходимую величину из списка.

Если ваша деловая деятельность зависит не только от текущего временного пояса, но и от времени в другом городе или другой стране, Outlook может отображать две временные шкалы (рис. 2.6).

Пример 2.4. Изменение временной шкалы

{Шкала времени} Изменить часовой пояс... (рис. 2.5)

(Текущий часовой пояс)

Метка := S.-Pb.

Учесть переход на летнее время

Дополнительный часовой пояс

Метка := Berlin

Часовой пояс <? (GMT +01:00)

Учесть переход на летнее время

ОК

Расписание служит для отображения намеченных встреч. При стандартной временной шкале в расписании помещаются только 8 рабочих часов, они выделены желтым цветом, а остальные часы — темно-желтым. Для просмотра встреч, назначенных на нерабочие часы, передвиньте ползунок полосы прокрутки справа на панели.

Представление День (Day) очень удобно при планировании или просмотре встреч и событий, намеченных на конкретный день, поскольку расписание в данном представлении отображает достаточную информацию, не требующую открытия формы для просмотра основных свойств элемента.

Рис. 2.5. Диалоговое окно Часовой пояс

Рис. 2.6. Представление День с двумя временными шкалами

Представление День/Неделя/Месяц

Представление — это формат отображения информации на панели Список встреч. Нет ничего странного в том, что представления будут рассматриваться именно в этом параграфе, а не в следующем, поскольку рассматриваемые представления напрямую зависят от Календарика. Имеется четыре основных представления: День (Day), Рабочая неделя (Work Week), Неделя (Week) и Месяц (Month). Для перехода от одного представления к другому существует несколько способов.

Пример 2.3. Выбор представления

Вид > День\Рабочая неделя\Неделя\Месяц

{На панели инструментов Стандартная}

День\Рабочая неделя\Неделя\Месяц

(День в Календарике} или <Alt>+<1>

<Alt>+<5>

{Слева от недели в Календарике} или

<Alt>+<-> {Между днями недели в Календарике} или

<Alt>+<=>

Данное здесь описание будет исключительно теоретическим. Примеры будут приведены ниже при рассмотрении создания встреч, событий и собраний.

Представление Месяц

И наконец, последнее представление Месяц (рис. 2.9). Представление Месяц (Month) внешне очень похоже на представление Неделя (Week), если не считать, что в этом представлении отображается целый месяц. Если в данном представлении не видны Календарик и панель Задачи, то передвиньте правую границу панели Список встреч левее.

Заметьте, что Календарик выделил целый месяц. Кстати, на панели Список встреч нечетные месяцы затеняются, что позволяет отчетливо видеть границы месяцев при переходе посредством полосы прокрутки справа.

Замечание

Возвращаясь к разговору об универсальном переходе к дате посредством одноименного диалогового окна, отметим, что список Панель (Show in) в этом окне отвечает за формат представления, в котором пользователь получит информацию.

Совет

Для перехода из режима Месяц в режим День можно воспользоваться контекстным меню. Выделите требуемый день месяца, нажмите правую кнопку мыши и выберите команду Перейти к этой дате (Go to this Day)

Рис. 2.9. Представление Месяц

Представление Неделя

Представление Неделя (Week) сильно отличается от двух предыдущих. Панель Список встреч отображает расписание семи дней. Но данное расписание не так детально, как в представлении День (рис. 2.8).

Иными словами, при увеличении временного отрезка появляется возможность оценить и проанализировать запланированные мероприятия в целом, отказываясь от детального рассмотрения параметров встреч.

Заметьте, что и в этом случае Календарик выделил всю неделю. Так же, как и в случае с представлением День, можно выделить несколько недель в Календари-ке, но, в отличие от дней, ограничений на выделение недель нет. Поскольку в этом представлении можно перемещаться от одной недели к другой, используя полосу прокрутки, справа на панели представлен Список встреч. Движение ползунка вверх соответствует перемещению в прошлое, вниз — в будущее.

Рис. 2.8. Представление Неделя

Представление Рабочая неделя

Представление Рабочая неделя (Work Week) по умолчанию отображает пять расписаний от понедельника до пятницы, включая активный день (рис. 2.7).

Данное представление удобно для сравнения почасовой загруженности в разные дни рабочей недели. Заметьте, что в данном представлении Календарик выделил все дни рабочей недели. В принципе, можно выделить группу, состоящую из любого числа дней. Для этого выделите требуемый день в Календарике и, не отпуская левую кнопку мыши, растяните выделение на несколько дней. Для выделения непоследовательных дней выделите один из них и, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, выделите остальные дни.

Замечание

В представлении День (Day) можно отобразить вышеуказанным способом только 14 дней. Хотя подобное представление теоретически и возможно, однако информация, отображаемая таким образом, практически не видна.

Рис. 2.7. Представление Рабочая неделя

Представление Временная шкала для задач

Кроме табличных представлений, описанных в этой и предыдущей главе, Outlook имеет представление Временная шкала для задач (Task Timeline). Выберите это представление из списка Текущее представление (Current View).

В данном представлении задачи отображаются в виде серой полосы, проведенной вдоль всего временного отрезка, отведенного на ее решение. Задачи без даты завершения не отображаются в этом представлении. Задачи без даты начала отображаются в виде одиночного значка задачи на уровне даты завершения. При подведении указателя мыши к полосе задачи появляется всплывающая подсказка с ее названием. Двойной щелчок по этой полосе вызывает появление формы Задача (Task).

Временная шкала имеет четыре режима отображения: Сегодня (Today), День (Day), Неделя (Week) и Месяц (Month). Изменение режима происходит при щелчке по соответствующей кнопке на панели инструментов Стандартная

(Standard). Перемещение по временной шкале осуществляется посредством полосы прокрутки в нижней части окна или с помощью диалогового окна Переход к дате (Go to Date) (см. раздел 2.1.2 "Переход к дате").

Рис. 3.12. Представление Временная шкала для задач

В этом представлении можно группировать элементы, добавлять некоторь: поля, производить отбор отображаемых задач, а также изменять некоторь: дополнительные настройки.

На наш взгляд, не очень удобно подводить указатель к полосе задачи дл отображения ее названия, будет нагляднее, если оно будет отображатьс вместе с полосой задачи. Здесь же можно изменить и шрифт для названи задач на более жирный.

Пример 3.8. Изменение стандартных настроек представления

{Временная шкала} Другие настройки...

Шрифт элемента

Шрифт Times New Roman

Начертание Полужирный

Размер 10

ОК

показывать надпись в представлении по месяцам (рис. 3.13)

ок

Рис. 3.13. Диалоговое окно Формат представления временной шкалы

Представления Календаря

Представление (View) — это отображение определенной выборки элементов в специальном графическом формате. Ранее мы рассматривали формат представления День/Неделя/Месяц (Day/Week/Month), в которых отображалась выборка всех встреч дня, недели и месяца соответственно (см. раздел 2.1.4 "Представление День/Неделя/Месяц").

Но представления Календаря не ограничиваются только этими тремя видами. Здесь мы рассмотрим другие представления, а также их создание и изменение. Представление — такое же общее средство Outlook, как и категории. Рассмотрим на примере встреч общие принципы работы с представлениями, которые полностью переносимы на работу с представлениями других элементов.

Представления папки Контакты

Папка Контакты имеет семь стандартных представлений. В табл. 4.1 приведено их краткое описание.

Таблица 4.1. Стандартные представления папки Контакты

	Представление		Отображаемые элементы и поля
	Адресные карточки (Address Cards)		Содержит все контакты с краткой информацией о каждом (почтовый адрес, телефоны, электронный адрес). Данное представление отображает информацию о контакте в виде визитной карточки. Справа в окне представления находится панель алфавитного поиска, посредством которой можно быстро перемещаться по элементам папки
	Подробные адресные карточки (Details Address Cards)		Данное представление аналогично предыдущему, за ис- ключением того, что элементы отображаются с более пол- ной информацией
	Список телефонов		Табличное представление всех контактов. Отображает все
	(Phone List)		элементы и следующие поля: Вложение, Отметка, Имя,
			Организация, Хранить как и Телефоны
	По категориям		Стандартное представление элементов, сгруппированных
	(By Categories)		по категориям
	По организациям		Стандартное представление элементов, сгруппированных
	(By Company)		по организациям
	По местоположению		Стандартное представление элементов, сгруппированных
	(By Location)		по местоположению
	По отметке		Стандартное представление элементов, сгруппированных
	"К исполнению"		по отметке исполнения
	(By Follow-Up Flag)

Давайте рассмотрим представления Подробные адресные карточки и По отметке "К исполнению". В первом представлении контакты сортируются в алфавитном порядке, причем если присутствуют англоязычные контакты, то они отображаются вначале. Для удобства перемещения и поиска контактов, в случае наличия англоязычных элементов, можно добавить алфавитную панель на английском языке. Для этого подведите указатель к кнопке внизу алфавитной панели и, щелкнув по ней, установите флажок Западноевропейский (Western).

Совет

Обратите внимание, что на панели инструментов Стандартная (во всех папках) присутствует поле Найти контакт (Find Contact). Если вы введете имя контакта или хотя бы его начало, Outlook откроет (если, конечно же, найдет) соответствующую форму.

Если информация элемента не полностью отображается в карточке — можно изменить ее ширину, передвинув разделительную линию на требуемое расстояние. Вы также можете изменить ширину карточки и другие параметры, установленные по умолчанию, воспользовавшись диалоговым окном Формат карточного представления (рис. 4.22).

Пример 4.16. Изменение параметров представления

{В представлении Адресные карточки}

Другие настройки

Разрешить правку в ячейках

Ширина карточки := 50

ОК



Рис. 4.22. Диалоговое окно Формат карточного представления



Рис. 4.23. Представление По отметке "К исполнению" папки Контакты

Установив флажок разрешить правку в ячейках (Allow in-cell editing), можно редактировать поля карточки, не открывая форму контакта, что очень удобно при незначительных изменениях.

Переходя к представлению По отметке "К исполнению" (рис. 4.23), отметим, что если контакту сопоставлена отметка о запланированном действии, то в поле Отметка (Flag Status) отображается красный флажок. В этом представлении можно изменить значение данного поля на Завершено (Completed) или вообще удалить отметку. При просроченных отметках контакт выделяется красным цветом.

Преобразование элементов

Преобразование элементов — это общее средство Outlook, позволяющее изменять их первоначальные типы. Хотя здесь будет продемонстрировано преобразование элемента Встреча (Appointment) в элемент Задача (Task), все нижеописанные процедуры можно по аналогии применять и к любому другому элементу Outlook.

Итак, допустим, что вы назначили встречу на определенный период времени, например встречу с редактором для подписания договора. Но после дополнительных раздумий или в силу каких-либо обстоятельств вы решили классифицировать эту встречу как задачу. В нашем случае встреча перейдет в задачу подписания договора, причем ее завершение зависит от написания плана-проспекта книги.

Конечно, можно удалить встречу, после чего создать задачу и вносить почти ту же информацию, но Outlook позволяет пользователю не тратить время на глупое перепечатывание информации из одной формы в другую. Элегантным решением поставленной задачи, как вы уже догадались, является преобразование элементов.

Рис. 3.15. Контекстное меню при преобразовании встречи в задачу

Чтобы преобразовать встречу в задачу, перетащите ее на ярлык Задачи панели Outlook, удерживая правую (!) кнопку мыши. Появится контекстное меню, показанное на рис. 3.15.

В табл. 3.3 приведены назначения команд этого меню.

Таблица 3.3. Команды преобразования элементов

	Команда		Действие
	Копировать как Задача с текстом (Copy Here As Task With Text)	Копируется текст встречи (без вложений) в задачу. Причем тема новой задачи совпадает с темой встречи, срок задачи совпадает с датой встречи, а также совпадают назначенные для встречи категории (рис. 3.16)
	Копировать как Задача с ярлыком (Copy Here As Task With Shortcut)		Создается задача с теми же параметрами, что указаны выше, только вместо текста осуществляется вложение ярлыка для данной встречи
	Копировать как Задача с вложением (Copy Here As Task With Attachment)		Создается задача с теми же параметрами, что указа- ны выше, только вместо текста осуществляется вложение файла для данной встречи
	Переместить как Задача с вложением (Move Here As Task With Attachment)		Данное действие аналогично команде Копировать как Задача с вложением, только в этом случае встреча удаляется из Списка встреч
	Отменить (Cancel)		Удаляет с экрана меню без каких-либо действий

<


Рис. 3.16. Результат выполнения команды Копировать как Задача с текстом

Замечание

Для читателей, знакомых с терминами внедрения и связывания объектов, понятнее называть копирование с ярлыком (link), как связывание, а копирование с вложением (attachment), как внедрение. Для незнакомых с этими понятиями читателей поясню, что при связывании вставляется лишь ссылка на объект, при этом объект можно модифицировать, не изменяя ссылку. При внедрении же вставляется сам объект, этим достигается автономность общего элемента, но в то же время увеличивается занимаемая им память.

При преобразовании встречи в задачу с текстом можно избежать работы с контекстным меню. Выделите задачу и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите встречу либо на ярлык Задачи, либо на Панель задач в представлении Календаря.

После преобразования можно изменить не удовлетворяющие вас значения полей и нажать кнопку Сохранить и закрыть — встреча окончательно будет преобразована в задачу.

И еще одно небольшое замечание — при преобразовании элементов Outlook шаблон повторения не переносится с новым элементом, поэтому его необходимо задавать дополнительно.

Просмотр дневника

Дневник имеет шесть стандартных представлений: три в виде временной шкалы и три — в табличном виде (табл. 6.1).

Таблица 6.1. Стандартные представления Дневника

	Представление		Отображаемые элементы и поля
	По типу (By Type)		Представление (по умолчанию) в виде временной шкалы (см. раздел 3.3 "Повторяющаяся задача"). Записи сгруппированы по типу (см. рис. 6.7)
	По контактам (By Contacts)		Записи сгруппированы по контактам, выбранным в поле Для следующих контактов диалогового окна Параметры дневника
	По категориям (By Categories)		Стандартная группировка по категориям
	Список элементов (Entry List)		Представление табличного типа, отображающее полный список элементов с полями: Значок, Вложение, Тип записи, Тема, Начало, Длительность, Контакт, Категории
	За последние семь дней (Last Seven Day)		То же, только с соответствующим фильтром по дате
	Телефонные звонки (Phone Calls)		То же, только с соответствующим фильтром по типу

Остановимся на рассмотрении представления По типу. В этом отображении записи выстраиваются в виде значков, сгруппированных по соответствующему типу. При необходимости можно открыть запись двойным щелчком на этом значке.

Для перехода к определенной дате в Дневнике можно либо воспользоваться полосой прокрутки, либо щелкнуть по стрелке вниз, рядом с названием месяца, и выбрать нужную дату в Календарике (рис. 6.8). Более того, можно изменять масштаб данного представления. В режимах День (Day) и Неделя (Week) к значку записи добавляется текст темы.

Для изменения параметров отображения данного представления можно воспользоваться диалоговым окном Формат представления временной шкалой (Format Timeline View).

Рис. 6.8. Представление дневника по типу

Рис. 6.9. Диалоговое окно Формат представления временной шкалой

Пример 6.4. Изменение представления временной шкалой

{В окне просмотра информации}

Other Settings... (рис. 6.9)

Показывать номер недели

максимальная ширина := 50 символов

показывать метку в представлении по месяцам

ОК

Проводник Outlook

Outlook дает возможность пользователю, не покидая уже привычной среды Outlook, работать с файловой структурой компьютера так же, как и в Проводнике Windows. Outlook позволяет просматривать папки и файлы, расположенные на локальных или сетевых дисках, а также Web-папки.

Ниже приведен список основных операций, которые Outlook с успехом реализует:

открытие;

копирование;

перемещение;

переименование;

печать файлов;

удаление;

просмотр свойств;

передача файлов по электронной почте или факсу;

пересылка файлов в Портфель;

присоединение к сетевому накопителю, которое возможно, если компьютер подсоединен к локальной сети.

Для просмотра папок и файлов щелкните по группе Другие ярлыки (Other Shortcuts) на панели Outlook, после чего щелкните по ярлыку Мой компьютер (My Computer). На панели просмотра информации отобразятся доступные папки и файлы (рис. 7.18).

Рис. 7.18. Просмотр файловой системы компьютера Проводником Outlook

Совет

Пользователь может создавать ярлыки на панели Outlook для папок компьютера, что очень удобно в случае доступа к наиболее часто употребляемым папкам.

Подробно рассматривать работу с данным представлением мы не будем, поскольку Проводник Outlook полностью копирует работу Проводника

Windows. Отметим лишь преимущества использования встроенного Проводника Outlook.

Проводник Outlook имеет больше возможностей для организации информации и ее представления. Так, например, пользователь может сгруппировывать элементы папки. Отображать дополнительные поля или скрывать ненужные. И, на конец, в отличие от Проводника Windows, имеющего только четыре стандартных представления, проводник Outlook имеет шесть стандартных, среди которых представление Временная шкала.

Поисковая система Outlook гораздо удобнее и интеллектуальнее аналога Windows. Подробно о работе с поисковой системой Outlook будет рассказано в главе 16 "Поисковая система Outlook".

Работа с адресными книгами

Outlook может использовать несколько источников информации об адресах для создания сообщений электронной почты и других возможных действий. Обычно подобная информация сосредоточена в папках типа Контакты, на основе которых создаются адресные книги Outlook (Outlook Address Book).

Как правило, во всех ситуациях, требующих выбора корреспондента, появляется модификация диалогового окна Адресная книга (рис. 4.24). Например, при задании адресата сообщения появляется диалоговое окно Выбор имен (Select Names).

Пример 4.17. Открытие адресной книги

> Сервис > Адресная книга...

В Microsoft Outlook могут использоваться адресные книги (Address Book) разных типов, в том числе Глобальный список адресов, Личная адресная книга или Адресная книга Outlook. В диалоговом окне Адресная книга можно указать, какие адреса необходимо отображать в данный момент. Для этого необходимо выбрать соответствующую адресную книгу в раскрывающемся списке Источник адресов (Show Name From the).

Каждая из вышеперечисленных книг содержит информацию, которая может быть использована при отправке сообщений, создании писем, звонков и т. д. Обычно эти адресные книги используются для следующих целей (суть разделение физического пространства хранения информации).

Глобальный список адресов. Данная адресная книга доступна только в случае, если Outlook является клиентом Microsoft Exchange Server. Эта книга содержит все адреса, списки рассылки в рамках рабочей группы. Книгу создает и ведет администратор Exchange Server, для пользователя доступна лишь ее информация. Подробно о работе с такой адресной книгой будет расскано в главе 13 "Outlook и Microsoft Exchange Server".

Рис. 4.24. Диалоговое окно Адресная книга

Личная адресная книга. Собственная адресная книга пользователя, в которой рекомендуется хранить личные списки рассылки с наиболее часто используемыми адресами. Отличия данной адресной книги от папки Контакты незначительны, единственное, что хочется отметить — это способ хранения информации. Если в личной адресной книге вся информация хранится в одном файле с расширением pab (только контакты), то в папке Контакты все хранится в едином файле с расширением pst (и контакты, и задачи, и сообщения).

Адресная книга Outlook. Адресная книга, формирующаяся на основе папок типа Контакты. Адресная книга автоматически обновляется при обновлении контактов. В списке Источник адресов (Show Names From The) каждая адресная книга, сформированная на основе папки типа Контакты, показана отдельной строкой под элементом Адресная книга Outlook.

Работа с буфером обмена

Работа с буфером обмена состоит из последовательности трех действий над каким-либо объектом (текст, картинка, файл и т. д.). Для простоты рассмотрим работу с буфером обмена на примере текстового фрагмента.

Копировать (Сору). Копируется выделенный текст в буфер обмена, при этом его экземпляр остается в основном документе. В итоге образуется два экземпляра одного и того же текстового фрагмента: один — в документе, другой — в памяти.

Вырезать (Cut). Аналогично предыдущему действию, только на этот раз происходит перемещение информации в буфер обмена и удаление ее из основного документа. Остается единственный экземпляр текста.

Вставить (Paste). Из буфера обмена в документ вставляется скопированная или вырезанная информация. При этом содержимое буфера обмена не уничтожается. Оно уничтожается только после очередной процедуры копирования или вырезания и при этом "вытесняет" объект, ранее помещенный в буфер обмена.

Итак, вернемся к переносу информации из заметки Outlook в документ Microsoft Word.

Пример 5.4. Работа с буфером обмена

(Откройте заметку}

Выделить все

Копировать (рис. 5.6}

{Откройте документ Word} > Правка > Вставить

Рис. 5.6. Работа с буфером обмена

Совет

Для быстроты процедур копирования и вставки можно воспользоваться стандартными "горячими" клавишами для работы с буфером обмена: копирование — <Ctrl>+<C>, вырезание — <Ctrl>+<X> и вставка — <Ctrl>+<V>.

Работа с категориями

Категории (Categories) — это общее средство Outlook для упорядочивания элементов. Хотя здесь будет подробно описано задание категорий для встреч, все изложенное ниже можно по аналогии применить и к любому другому элементу Outlook.

Итак, при достаточно продолжительной работе с Outlook у вас накопится море полезной и бесполезной информации. При желании получить необходимые сведения в этом бескрайнем море можно потратить часы и все равно не добиться требуемого результата. Проблемой поиска мы займемся в главе 16 "Поисковая система Outlook", сейчас же уделим внимание сортировке и группировке информации по категориям для облегчения ее возможного поиска и представления.

Работа с хаотическим, неупорядоченным и несгруппированным множеством элементов не удобна и не эффективна. Универсальным средством упорядочения информации является назначение категорий, общий принцип работы с которыми заключается в следующем. Для каждого элемента определяется принадлежность той или иной категории. После назначения категорий всем элементам их можно группировать, создавать условия поиска по категориям и т. д. Более того, непрерывный процесс назначения категорий новым элементам позволяет в несколько раз упростить вышеозначенные процедуры. Но давайте от общих принципов перейдем к конкретным примерам.

Работа с контактами

Кроме возможности хранения информации о человеке, с которым поддерживается связь, папка Контакты предоставляет возможность эту самую связь реализовывать. Outlook позволяет соотносить с контактом следующие действия:

Новое письмо (New Letter). Используется для составления обычного письма контакту. При выполнении этого действия запускается Мастер писем приложения Microsoft Word. Некоторые поля этого мастера будут автоматически заполнены, поскольку информация об отправителе и получателе известна.

Создать сообщение контакту (New Message). Используется для отправки контакту сообщения по электронной почте (см. раздел 9.4 "Новое сообщение").

Новый запрос о собрании (New Meeting Request). Используется для сбора информации и оповещения контакта о предстоящем собрании (см. раздел 10.1 "Планирование собраний").

Назначить встречу контакту (New Appointment). Используется для назначения встречи контакту.

Создать задачу для контакта (New Task). Используется для назначения задачи контакту (сл1. раздел 10.2 "Назначение задач").

Создать запись в журнале контактов (New Journal Entry). Используется для создания хронологической справки о работе с контактом (см. главу 6 "Дневник").

Связь (Link). Используется для связывания с контактом файла или элемента Outlook. Последнее действие равносильно нажатию кнопки Контакты в форме элемента и выбору их из списка (см. раздел 2.2.2 "Новая встреча ").

Позвонить контакту (Call). Используется для автоматического набора телефонного номера контакта.

Вызов с помощью Net Meeting (Call using Net Meeting). Данное действие запустит приложение Microsoft NetMeeting и начнет устанавливать связь с сервером каталогов, который был указан на вкладке Подробности формы Контакт (см. разды 11.5 "Net Meeting").

Отметить к исполнению (Follow Up). Используется для оповещения о запланированном для контакта действии (см. раздел 4.3.1 "Отметить к исполнению ").

Отобразить схему адреса (Display Map of Address).
Используется для отображения схемы адреса. Выбор этого действия вызывает обозреватель Интернета с ссылкой на страничку Microsoft Office, где расположена соответствующая карта местности.

Просмотреть Web-страницу (Explore Web page). Используется для просмотра Web-страницы контакта. Выбор этого действия вызывает обозреватель Интернета с загружаемой страницей пользователя.

Переслать как vCard (Forward as vCard). Переслать контакт, как визитную карточку. Данный формат будет использоваться, если вы захотите переслать кому-либо информацию элемента Контакт (см. раздел 12.1 "Основные принципы работы с новостями").

Указанные возможности доступны из меню Действия формы "Контакт. В данной главе рассмотрим работу с контактом на примере действий Отметить к исполнению (Follow Up), Позвонить контакту (Call) и Новое письмо (New Letter). Остальные действия были рассмотрены выше.

Работа с папками

Операции, производимые с папками Outlook, фактически аналогичны работе с папками Windows. Для работы с папками Outlook удобно воспользоваться контектным меню, появляющимся при щелчке правой кнопкой мыши на выбранной папке (рис. 7.9).

Рис. 7.9. Контекстное меню для работы с папкой Outlook

В табл. 7.1 приведено полное описание команд этого меню.

Таблица 7.1. Команды контекстного меню Список папок

	Команда		Описание
	Открыть (Open)		Открывает папку для просмотра ее элементов в панели просмотра информации
	Открыть в новом окне (Open in new window)		Открывает папку для просмотра в новом окне
	Отправить ссылку на эту папку (Send link to This Folder)		Эта возможность существует только для общедоступных папок. Данная команда доступна только в режиме работы на компьютере, входящем в локальную сеть и имеющем учетную запись Microsoft Exchange Server
	Расширенный поиск файлов (Advanced Find)		Открывает диалоговое окно Расширенный поиск (см. главу 16 "Поисковая система Outlook")
	Переместить (Move)		Перемещает папку вместе со всей хранящейся в ней информацией в указанную
	Копировать (Copy)		Копирует папку вместе со всей хранящейся в ней информацией в указанную
	Удалить папку (Delete)		Удаляет папку вместе со всей хранящейся в ней информацией. Удаленная папка перемещается в папку Удаленные, до окончательного удаления из этой папки ее информацию можно восстановить
	Переименовать папку (Rename)		Изменяет имя папки
	Создать папку (New Folder)		Создает новую папку
	Добавить на панель Outlook (Add to Outlook Bar)		Добавляет ярлык на панель Outlook. По умолчанию ярлык добавляется в группу Ярлыки Outlook
	Пометить все как прочтенные (Mark All as Read)		Помечает все элементы данной папки как прочтенные. Особый интерес представляет для папок с элементами типа Почта
	Свойства (Properties)		Отображает диалоговое окно Свойства папки

Несколько замечаний к данной таблице.

Для стандартных папок неприменимы команды Переместить, Удалить и Переименовать. Можно перемещать и удалять лишь элементы этих папок.

Для папки Удаленные (Deleted items) в контекстное меню добавляется команда Очистить папку "Удаленные".

Для папки Личные папки это меню также содержит несколько дополнительных команд, связанных с ее структурной особенностью. Подробнее о файлах личных папок будет рассказано в главе /5 "Настройка конфигураций".

В данной главе мы показали

В данной главе мы показали основные средства Outlook для планирования проводимых мероприятий, встреч и собраний.
Календарик. Работа с календариком позволяет пользователю быстро и эффективно перемещаться по календарю. Рассмотренные форматы даты и времени общеупотребимы в любом диалоговом окне, в котором требуется ввод даты.

Создание повторяющихся и единичных встреч, событий. Задание всевозможных параметров: от даты встречи, темы и места ее проведения до вставки файла в комментарий к встрече.

Категории. Общее средство Outlook, позволяющее задавать дополнительные параметры для группировки и сортировки элементов.

Представление. Основной и общий инструмент отображения информации. Сортировка, Группировка, Отбор и Автоформат.




В этой главе мы познакомились с организацией и планированием задач средствами Outlook. В ней были рассмотрены:

Создание задачи. Задание параметров начала и продолжительности задания. Отслеживание хода работы над ней.

Вставка объектов. Общее средство Outlook, позволяющее вставлять объекты сторонних приложений, редактируемых в Outlook.

Повторяющаяся задача. Преобразование из единичной задачи в повторяющуюся.

Представление Временная шкала. Данное представление отображает задачи в виде полосы времени, что помогает пользователю оценить временной интервал, занятый той или иной задачей, а также их возможное пересечение или слияние.

Преобразование элементов. Общее средство Outlook, позволяющее конвертировать элемент одного типа в другой без потери времени на копирование и вставку или какой-либо другой перенос информации.




В этой главе мы рассмотрели работу с заметками — удобным средством ведения попутной информации, не требующей незамедлительного протоколирования и особого рассмотрения.

Создание заметки. Ввод информации, изменение текста, представление заметок.

Буфер обмена. Один из основных инструментов переноса информации, копирование, вырезание и вставка объектов.

Вставка элементов. Общее средство Outlook, позволяющее соединять информацию, элементы разных типов разными способами: от вставки до связывания посредством ярлыков.




В данной главе мы говорили об универсальном средстве протоколирования деятельности пользователя в Outlook с помощью приложений Microsoft Office — Дневник. Здесь были рассмотрены:

Создание записи. Ручной и автоматический способ ведения записей Дневника. Указание параметров автоархивации.

Представления Дневника. Представление Временная шкала позволяет отследить длительность действий пользователя на протяжении некоторого интервала времени.

События и праздники

Главное отличие события от встречи в том, что Outlook резервирует для него не часовой промежуток времени, а выделяет целый день и более. Работа с событием практически аналогична работе со встречей, поэтому здесь будут рассмотрены лишь характерные для работы с событиями приемы.

Пример 2.19. Создание события

> Действия > Создать событие на целый день

{Форма встречи} Целый день

{Поле под названием даты на панели Список встреч} 2L

Процедура создания повторяющихся событий аналогична процедуре создания повторяющихся встреч. Особым случаем в этой связи служит назначение праздников и особых дней.

Существует два вида праздников: личные и всеобщие. Для создания личного праздника, например день рождения брата, следует воспользоваться вышеизложенными методами и создать повторяющееся событие по шаблону Ежегодно

Совет

В принципе, если вы заведете контакт для вашего брата и укажите его дату рождения, то в Календаре автоматически будет отображаться это событие (более подробно об этом см. в главе 4 "Контакты").

Для внесения же всеобщих национальных праздников следует подключить библиотеку праздников к календарю, избавив себя от мучительного ввода "красных дат".

Пример 2.20. Добавление национальных праздников

Сервис > Параметры. ...

Настройки Параметры календаря...

Добавить праздники...

Россия

ОК

ок

ок

Замечание

Вы можете выбрать не только праздники России, но и праздники любой другой страны. Причем в случае совпадения праздников, например Новый год, Outlook будет отображать их как два разных события.

Рис. 2.22. Диалоговое окно Добавление праздников в календарь

Сохранение, открытие и удаление

После заполнения полей формы нужно сохранить элемент.

Пример 1.15. Сохранение элемента

Сохранить и закрыть (На панели инструментов формы) или <Ctrl>+<S>

Иногда требуется изменить некоторую информацию элемента, для чего этот элемент необходимо снова открыть.

Пример 1.16. Открытие элемента

{Выделите элемент}

> Файл > Открыть > Выделенные документы (<Ctrl>+<0>) или {Элемент}

После открытия формы элемента можно приступать к его редактированию. После того как все изменения внесены, необходимо опять выполнить команду Сохранить и закрыть (Save and Close).

При долгой и плодотворной работе с Outlook может накопиться довольно много ненужной информации, которую рекомендуется удалять. Удаление элементов аналогично удалению файлов в Проводнике Windows.

Пример 1.17. Удаление элемента

{Выделите элемент} Правка > Удалить (<Ctrl>+<D>) или Удалить

Совет

Помимо вышеуказанных способов, существует метод графической манипуляции элементом. Для этого выделите элемент и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите его в папку Удаленные (Delete Items). Для одновременного удаления нескольких элементов выделите их, подведя курсор мыши и удерживая нажатой клавишу <Ctrl>.

Данный метод очень прост и применим не только в случае удаления элемента. Например, если вы захотели перенести встречу с одного времени на другое, не надо открывать форму элемента и редактировать его, а просто перетащите элемент на полосу нужного времени на панели представления информации.

При удалении элементов они не удаляются сразу, а остаются в папке Удаленные до тех пор, пока пользователь явно не укажет на очистку папки или на удаление элемента. Если какой-либо элемент удален ошибочно, его можно восстановить.

Пример 1.18. Восстановление удаленного элемента

Удаленные

Переместить в папку... (рис. 1.19)

Календарь

ок

Рис. 1.19. Контекстное меню элемента папки Удаленные

Сохранение встречи

После того как форма встречи полностью заполнена, ее необходимо сохранить, нажав кнопку Сохранить и Закрыть (Save and Close). Если вы не хотите закрывать форму и вам необходимо лишь сохранить ее (обезопасив себя от потери информации, например в случае отключения электричества), выберите команду меню > Файл> сохранить или же еще проще — <Ctrl>+<S>.

Если после открытия встречи вы решили, что она больше не актуальна, ее можно удалить из расписания, щелкнув кнопку Удалить (Delete) на панели инструментов Стандартная (Standard).

Для перехода к следующей (или предыдущей) встрече этого же дня выполните пример 2.15.

Пример 2.15. Переход к следующей встрече

Вид > Следующая > Встреча (<Ctrl>+<>>)

{На панели инструментов Стандартная}

Следующая встреча

После закрытия формы встречи отобразиться панель Список встреч с соответствующим значком встречи, двойным щелчком по которому вы можете заново ее открыть для редактирования.

Более подробно о работе с представлением панели Список встреч будет рассказано в разделе 2.2.6 "Отображение встреч и событий на панели Список встреч".

Сортировка

Вернемся к отображаемой информации. Представление По категориям (By Categories) отображает группы элементов с одинаковыми категориями. Если для элемента назначено более одной категории, то он отображается несколько раз в разных группах. Например, элемент "Встреча с редактором..." отображается и в группе BHV и в группе Дела.

Разбиение информации по категориям является лишь первой ступенью ее структуризации. Иногда этого вполне достаточно, но в том случае, когда категория содержит большое количество элементов, необходим дополнительный этап упорядочивания. Например, категория Праздники (Holidays) содержит 50 элементов, и пока представляется довольно сложным ответить на вопрос "На какие дни недели приходятся празднования 2002—2004 Нового года?".

По умолчанию в большинстве представлений элементы отсортированы по времени их начала. Пытаясь ответить на поставленный вопрос в данном режиме сортировки, нам пришлось бы искать в столбце Тема (Subject) элемент новый год, после чего смотреть на соседнее поле и запоминать информацию о дне недели. Подобные действия не эффективны и не рациональны.

Поскольку Outlook позволяет сортировать по любому полю элемента, давайте отсортируем все элементы группы Праздники по полю Тема. Для этого необходимо просто щелкнуть по одноименному названию столбца.

Если треугольник рядом с названием направлен вверх, то элементы упорядочены по возрастанию, если вниз — по убыванию. Отсортировав элементы подобным образом, мы добились требуемого результата, все даты начала отображаются подряд и их не надо искать. Информация доступна и наглядна (рис. 2.26).

Рис. 2.26. Параметры По категориям, отсортированные по полю Тема

Замечание

Порядок по возрастанию сортирует текстовые поля по алфавиту, поля даты — от прошлого к будущему. Порядок по убыванию сортирует текстовые поля в обратном порядке, а даты — от будущего к прошлому.

Состояние занятости, метка и важность

Каждому моменту времени в Календаре соответствует определенное состояние занятости пользователя (Show time as). Этот параметр очень важен при планировании собраний, при автономной работе его назначение практически теряет смысл.

Существует всего четыре состояния:

Занят (Busy) — синий квадратик;

Свободен (Free) — белый квадратик;

Нет на работе (Out of Office) — бордовый квадратик;

Под вопросом (Tentative) — полосато-голубой квадратик.

Цвета в скобках служат для отображения состояния занятости на панели Список встреч. По умолчанию время без встреч Outlook определяет, как свободное. И наоборот, время, отведенное для встреч, как занятое. Хотя вы можете изменить это состояние на любое другое.

Следующий параметр Метка (Label) определяет характер встречи. По умолчанию Outlook имеет одиннадцать меток от Нет (None) до Телефонный звонок (Phone Call). Встреча, отмеченная специальной меткой, будет отображаться в представлениях Календаря с соответствующим цветовым фоном, что позволяет фокусировать внимание на характере предстоящих встреч.

Можно изменить стандартные названия меток на требующиеся, т. е. присвоить определенной цветовой характеристике собственное название.

Пример 2.11. Настройка меток

(В окне Outlook ) > Правка > Метка > Изменить подписи... (рис. 2.15)

Голубая метка := БХВ

ок

Рис. 2.15. Диалоговое окно Изменение меток календаря

И наконец, важность. Пользователь может установить степень важности предстоящей встречи. Например, Высокая (High), чтобы отличать наиболее важные встречи от обычных.

Пример 2.12. Установка степени важности

{В форме встречи, панель инструментов Стандартная}

Важность:Высокая

Создание единичной задачи

Создание единичной задачи аналогично созданию встречи. Простейшим способом, на наш взгляд, является двойной щелчок левой кнопкой мыши в строке с надписью Щелчок добавит элемент Задача (Click here to add a new Task). Появится форма Задача (Task), показанная на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Форма Задача

Создание элемента

Прежде всего элемент надо создать, эту операцию можно выполнить несколькими способами.

Пример 1.14. Создание элемента

> Файл> Создать > Встреча

> Действия > Новая встреча (<Ctrl>+<N>)

Создать {на панели инструментов Календарь}

{на панели просмотра информации}

Новая встреча (на панели просмотра информации}

После выполнения любой из вышеперечисленных команд появится форма для элемента Встреча (рис. 1.18).

Замечание

Создать элемент Встреча можно и не запуская приложение Outlook. Для этого на панели Microsoft Office нажмите кнопку Создать встречу.

Рис. 1.18. Создание нового элемента Встреча

Создание контакта

При открытии папки Контакты в окне Outlook появляется представление Адресные карточки (Address Cards), изображенное на рис. 4.1. В случае первого открытия Outlook папка Контакты может не содержать элементов, поэтому область отображения будет пустой.

Рис. 4.1. Представление Адресные карточки папки Контакты

Рис. 4.2. Форма Контакт

Замечание

Строка состояния в нижней части окна показывает общее число элементов в выбранной папке.

Для создания контакта нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов или дважды щелкните по пустому месту в окне просмотра информации. Появится форма Контакт (Contact), изображенная на рис. 4.2.

Создание контакта адресной книги

Теперь перейдем к рассмотрению основных аспектов при работе с адресной книгой, главным из которых является создание нового контакта.

Пример 4.19. Создание контакта

> Сервис > Адресная книга...

Источник адресов Личная адресная книга (Усаров Г. Е.)

> Файл > Создать адрес... (рис. 4.26)

В список Личная адресная книга (Усаров Г. Е.)

Тип адреса Адрес другого типа

ОК

Краткое имя := Усаров Георгий (рис. 4.27)

Адрес электронной почты := usarov@mail.ru

Тип электронной почты := SMTP

ОК

Заполнение остальных вкладок при создании нового контакта в личной адресной книге почти полностью аналогично созданию нового элемента в папке Контакты. После того как контакт создан, его можно увидеть в информационном поле адресной книги.

Рис. 4.26. Диалоговое окно Создание адреса

Рис. 4.27. Диалоговое окно Свойства: Создание: Адрес другого типа

Кстати, одним из нововведений Outlook является возможность скрыть информацию ненужных полей контакта. Для этого подведите указатель мыши к стыку между заголовками полей на полосе вверху информационной панели и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, растяните или уменьшите (удалите) ширину поля. На рис. 4.28 изображено диалоговое окно Адресная книга, отображающее только два поля: Имя и Адрес эл. почты.

Рис. 4.28. Адресная книга с двумя отображаемыми полями

Создание личной адресной книги

Перед тем как начать работу с личной адресной книгой, ее необходимо добавить в существующую конфигурацию Outlook. Адресная книга суть информационная служба, добавление же любых элементов информационных служб является созданием учетной записи данного типа. (Подробно о работе с учетными записями электронной почты будет рассказано в разделе "Электронная почта".)

Пример 4.18. Создание личной адресной книги

> Сервис > Учетные записи электронной почты..

Добавить новый каталог или адресную книгу

Далее

Дополнительные адресные книги

Далее

Тип адресной книги Личная адресная книга

Далее

{Появиться диалоговое окно Личная адресная книга (рис. 4.25)}

Личная адресная книга

Имя := Личная адресная книга (Усаров Г. Е.)

Сортировать записи по Фамилиям

ОК

На вкладке Личная адресная книга (Personal Address Book) пользователь может изменить место расположения файла, в котором будет храниться информация о контактах, а на вкладке Заметки (Notes) — ввести примечания к книге. После того как добавлена новая книга, необходимо перезапустить Outlook для того, чтобы новая учетная запись начала функционировать в рамках приложения.

Замечание

Пользователь не может создать более одной учетной записи типа Личная адресная книга или Адресная книга Outlook.

Рис. 4.25. Диалоговое окно Личная адресная книга

Создание нового объекта

Итак, давайте рассмотрим вставку звукового файла в поле Описание задачи. Данная возможность очень полезна, поскольку пользователь может ввести комментарии, не вводя долго и утомительно текстовую информацию, а просто наговорив ее. После чего информацию в случае необходимости можно будет прослушать. Естественно, что для реализации этой возможности компьютер должен быть оснащен звуковой платой и микрофоном.

Замечание

Я не рекомендую отказываться от введения текстовых комментариев, а наоборот, советую кооперировать все имеющиеся возможности, предоставляемые Outlook.

Пример 3.5. Создание нового объекта

Описание встреч

> Вставка > Объект... (рис. 3.5}

Создать новый

Звукозапись

В виде значка

ОК

{появиться диалоговое окно Запись звука}

Записать (рис. 3.6)

{Начнется запись, и вы можете говорить в микрофон)

Стоп

> Файл > Выход и Вернуться к работе над задачей

После выполненной программы в поле Описание встреч появится значок громкоговорителя, двойной щелчок по которому запустит универсальный проигрыватель и воспроизведет записанную речь.

Рис. 3.5. Диалоговое окно Вставка объекта

Рис. 3.6. Диалоговое окно Звуковой объект в Написание книг

Создание новой встречи

Для создания встречи существует несколько способов:

Пример 2.7. Создание новой встречи

> Файл > Создать > Встреча или <Ctrl>+<N> (рис. 2.12)

> Действия > Новая встреча

{На панели инструментов Стандартная} Создать

{В представлении День или Рабочая неделя}

Форма Встреча (Appointment), изображенная на рис. 2.12, имеет собственную строку меню и панель инструментов, а также две вкладки Встреча (Appointment) и Доступность участников (Scheduling). Здесь будет рассматриваться только первая вкладка, о назначении второй вкладки будет рассказано в разделе 10.1 "Планирование собраний".

Рис. 2.12. Форма Встреча

Создание объекта из файла

Следующий пример, демонстрирующий работу Outlook со вставкой объектов других приложений, основан на вставке объекта, но не создаваемого с нуля, хотя это и возможно, а вставляемого из файла.

Пример 3.6. Создание объекта из файла

Описание встреч

> Вставка > Объект... (рис. 3.7)

Создать из файла...

Обзор...

Имя файла := < Имя файла>

Открыть

Связь

ОК

Рис. 3.7. Диалоговое окно Вставка объекта

Рис. 3.8. Форма Задача со вставленными объектами

Вставленный рисунок отобразится в поле Описание задачи. Окончательный результат заполненной формы задачи изображен на рис. 3.8.

Совет

Еще раз напомним, что вставка объектов — это общее средство Outlook и его можно использовать практически везде. Например, для элемента Контакт можно хранить в поле Описание контакта фотографию пользователя.

Безусловно, мы рассмотрели не весь спектр вставляемых объектов. Помимо рассмотренных здесь можно вставлять диаграммы, видеоролики, слайды и многие другие объекты, доступные из диалогового окна Вставить объект (Insert Object).

Создание заметки и ее представления

Для создания заметки перейдите в папку Заметки (Notes) и нажмите кнопку Создать (New) или сделайте двойной щелчок мышью в свободном месте окна просмотра информации. Появится пустая заметка с текущей датой и временем, куда можно будет ввести текст (рис. 5.1).

Объем вводимого текста неограничен, причем, если он превышает стандартный размер заметки, вы имеете возможность его свободно прокручивать. Первое предложение является названием заметки.

Рис. 5.1. Форма Заметка

Совет

Для быстрого перехода от начала заметки к концу и обратно используйте сочетания клавиш <Ctrl>+<End> и <Ctrl>+<Home> соответственно.

При необходимости можно увеличить или уменьшить стандартный размер заметки, перетащив границу окна с помощью курсора мыит Outlook запоминает размер окна заметки и воспроизводит его впоследствии.

Замечание

Вообще говоря, можно увеличить раз'мер окна заметки до размеров экрана двойным щелчком мыши по полоске вверху заметки.

После ввода текста закройте заметку, внесенные изменения автоматически сохранятся.

Хотя заметки являются самым простым элементом Outlook, но даже они имеют возможность группировки по категориям. Более того, можно связывать с заметками контакты и изменять цвет заметок. Последнее свойство очень удобно для сортировки заметок по важности, например лиловый цвет — очень важная заметка.

Пример 5.1. Редактирование заметок

{В форме Заметки в верхнем левом углу (рис. 5.2) }

Цвет > Лиловый

Категории. . .

Имеющиеся категории Мысли

ОК

Контакты. . .

Контакты

Элементы <Контакт>

ОК

Закрыть

Рис. 5.2. Контекстное меню заметки

Для оперативного доступа к заметке в течение рабочего дня щелкните по ее названию на Панели задач Windows внизу экрана. После получения информации щелчок вне окна заметки свернет ее на Панели задач. С заметками можно работать и закрыв основное приложение Outlook.

Перейдем теперь к рассмотрению представлений папки Заметки (Note). Существует пять стандартных представлений, их описание приведено в табл. 5.1.

Таблица 5.1. Стандартные представления папки Заметки

	Представление	Отображаемые элементы и поля
	Значки (Icons)	Это оригинальное представление Outlook. Заметки изображаются в виде листочков бумаги, имеющих определенный цвет и текст заметки под значком (не более 255 знаков). Значки упорядочены по дате создания. Можно изменить размер и отображение значков в этом представлении посредством соответствующих кнопок на панели Стандартная (см. рис. 5.2)
	По категориям (By Categories)	Стандартное табличное представление. Список групп по категориям, отображающим первую строку заметки
	За последние семь дней (Last seven Day)	Отфильтрованное представление Список заметок
	По цвету (By Color)	Аналогичное предыдущему представление, за исключением того, что группировка осуществляется по цвету заметки
	Список заметок (Notes List)	Табличное представление всех заметок, в котором отображаются поля: Тема, Создано и Категории. Помимо этих полей, под названием заметки приводится ее текст. Ограничение на отображаемый в представлении текст — 255 знаков. Если объем текста больше, то ставится многоточие, если меньше — добавляется специальный символ конца <конец> (рис. 5.3)

Рис. 5.3. Представление Список заметок

Отображение или скрытие текста зависит от кнопки Автопросмотр. По умолчанию в представлении Список заметок она нажата.

Совет

При работе в представлении Значки для выравнивания значков используется команда > Вид > Выстроить значки.

Список рассылки

Очень часто в деловой практике требуется выполнить одну и ту же процедуру для нескольких контактов. Например, отправить факс с ценами всему списку клиентов, отправить сообщение или приглашение на собрание всем участникам проекта. Конечно же можно потратить время на выполнение этих операций для каждого контакта в отдельности, но Outlook предоставляет возможность объединения подобных контактов в специальные списки рассыпки (Distribution List), посредством которых многочисленные однотипные операции превращаются в одну.

Если продолжить рассмотрение нашего примера, то писателю тоже необходим подобный список рассылки, поскольку материал книги нужно отправлять как главному редактору, так и техническому.

Пример 4.10. Создание списка рассылки

> Действия > Создать список рассылки

Члены

Имя := BHV (рис. 4.13)

Выберите членов...

Имя <Контакт> Члены ->

Имя <Контакт> Члены ->

ОК

Заметки

Текст заметки := Редакция "BHV"

Сохранить и закрыть

Рис. 4.13. Форма Список рассылки

Если вы создаете группу, но какого-либо из контактов в списке Выберите членов (Select Members) нет, вы можете, не выходя из формы Список рассылки (Distribution List), добавить новый контакт.

Пример 4.11. Добавление нового члена в список рассылки

{В форме Список рассылки}

Добавить... (рис. 4.14)

Краткое имя := Анна Кузьмина

E-mail address := kuzmina@bhv.ru

Добавить контакт

OK

Рис. 4.14. Диалоговое окно Добавление новой записи

Если требуется удалить контакт из списка рассылки, то выделите его и щелкните по кнопке Удалить (Delete).

Замечание

Если после создания списка рассылки некоторые параметры члена данного списка изменились (фамилия или адрес электронной почты), то для внесения подобных изменений достаточно нажать кнопку Обновить (Update Now).

Отметим только, что в представлениях Outlook список рассылки выделяется жирным цветом.

Справочная система Outlook

Данная книга содержит хоть и достаточную, но не исчерпывающую информацию по работе с Outlook. Поэтому естественен вопрос: "К каким источникам обращаться за справкой в случае возникновения вопросов по работе с приложением?" Единственный верный ответ — к справочной системе Outlook. Умение правильно с ней работать заметно облегчит вам поиск требуемого справочного материала и упростит дальнейшую эксплуатацию Outlook.

Помощник

Помощник (Assistant) — это интеллектуальный анализатор ваших действий при работе с приложением. Работая над тем или иным элементом, он автоматически будет предлагать вам справку по работе с ним, что облегчит поиск необходимого раздела в справочной системе. Более того, вы можете задавать Помощнику вопросы по любой тематике, относящейся к Outlook, и он выберет наиболее подходящие ссылки, по которым можно получить исчерпывающий ответ на поставленный вопрос.

Активизировать Помощника можно несколькими способами.

Пример 1.19. Запуск Помощника

Справка по Microsoft Outlook> Справка > Показать Помощника <F1>

Для получения справки введите в поле Что Вы хотели бы сделать? (What would you want to do?) вопрос и нажмите кнопку Найти (Find), Помощник выдаст список гиперссылок, по которым можно получить требуемую информацию. На рис. 1.20 отображен ответ Помощника на вопрос: "Что Вы хотели бы сделать?" — "Работа с помощником". Для просмотра всего списка гиперссылок щелкните по стрелке См. далее... (See more ...).

Если вы хотите изменить вид Помощника или вообще отменить его посредническую деятельность между вами и справочной системой, то просто измените параметры Помощника в одноименном диалоговом окне.

Пример 1.20. Изменение параметров Помощника

Параметры или {На Помощнике} Параметры» (рис. 1.20)

Рис. 1.20. Диалоговое окно Помощник

Совет

Новичкам мы настоятельно рекомендуем включить флажки отображать только важные советы (Only show high priority tips) и отображать полезный совет при запуске (Show the Tip of the Day at Startup).
В этом случае Помощник периодически будет отображать значек с изображением электрической лампочки, щелчок мыши по которому активизирует окно с советом.

Замечание

Помощник хоть и удобен, но отнимает некоторые ресурсы, а следовательно, и время. Поэтому, если вы не пользуетесь им постоянно, лучше отключите его посредством команды > Справка > Скрыть Помощника.

Одной из новинок MS Office XP в работе со справочной системой явилось создание специального поля Введите вопрос (Ask a Question), расположенного в правом углу панели меню. Это поле полностью дублирует поле Что Вы хотели бы сделать? Помощника. Введите вопрос и нажмите клавишу <Enter>, после чего появится список гиперссылок, с помощью которых можно получить ответ на поставленный вопрос. Одним из плюсов этого поля является сохранение последних набранных вопросов.

Всплывающие подсказки

Часто возникает ситуация, когда требуется получить справку об объекте интерфейса: команде меню, кнопке, флажке или, вообще, диалоговом окне. Для этого нет необходимости вызывать Помощника, просто выберите команду > справка > что это такое? или нажмите сочетание клавиш <Shift>+<F1>, указатель примет вид стрелки со знаком вопроса. После чего щелкните по интересующему вас элементу, и появится небольшое окно с краткими пояснениями по работе с ним. Для отключения этой опции нажмите клавишу <Esc>.

Замечание

Иногда достаточно подвести указатель к тому или иному объекту интерфейса, например к кнопке на панели инструментов, и через некоторое время появится всплывающая подсказка, в данном случае — с названием кнопки.

Справочная система

Для непосредственного входа в справочную систему выберите команду

> Справка > Справка по Microsoft Outlook.

Появится оено с двумя панелями: панелью со вкладками и панелью просмотра справки. Первая панель включает в себя три вкладки: Содержание (Content), Мастер ответов (Answer Wizard) и Указатель (Index). Использование этих вкладок позволяет быстро найти интересующий раздел справочной информации.



На вкладке Содержание отображается список разделов справочной информации. Любой раздел обозначается значком с изображением книги, а справка раздела обозначается значком с изображением листа бумаги с вопросительным знаком. Двойным щелчком левой кнопки мыши вы раскроете справку, и ее содержимое отобразится на панели просмотра справки (рис. 1.21).

Действия со вкладкой Мастер ответов (Answer Wizard) аналогичны работе Помощника: вы вводите вопрос, нажимаете кнопку Найти, и Мастер ответов выдает список гиперссылок, с помощью которых можно получить необходимую вам информацию. Зачастую список ссылок слишком велик и приходится тратить много времени на поиск действительно нужной информации. Для избежания подобных ситуаций формулируйте вопросы таким образом, чтобы максимально сузить границы поиска справочной системы.

Наконец, последняя вкладка Указатель (Index) автоматически выводит список разделов, содержащих введенное ключевое слово. На рис. 1.22 изображена вкладка Указатель с результатом поиска по ключевому слову Помощник (Paint).

Замечание

При первом раскрытии вкладки Указатель Microsoft Outlook произведет построение базы данных ключевых слов. Эта база строится один раз и затем используется при каждом открытии данной вкладки.

Рис. 1.21. Вкладка Contents диалогового окна Справка Microsoft Outlook

Панель просмотра справки отображает справку выделенного раздела. На этой панели ключевые слова и термины выделены синим цветом. Чтобы получить информацию о выделенном слове, щелкните по нему левой кнопкой мыши. Появится дополнительная подсказка, содержащая определение термина.

Некоторые термины и словосочетания, помимо выделения синим цветом, подчеркнуты сплошной линией. Данные слова являются гиперссылками — после щелчка по ним на панели просмотра справки отобразится информация, связанная с этой гиперссылкой.

Для отображения всей имеющейся информации на странице справки щелкните гиперссылку Показать все (Show All), расположеную в верхнем правом углу страницы.

Для навигации по справочной системе очень удобно пользоваться кнопками Вперед и Назад, посредством которых можно перейти, соответственно, либо к следующей справке, либо к предыдущей.





Рис. 1.22. Вкладка Index диалогового окна Справка Microsoft Outlook

При необходимости и наличии принтера можно распечатать текущую справочную информацию. Для этого щелкните кнопку Печать (Print) в верхней части панели инструментов.

Справка в Интернете

В том случае, когда вы не смогли найти ответ на ваш вопрос во встроенной справочной системе, можно попытаться найти необходимую информацию на Web-странице фирмы Microsoft: http://office.microsoft.com/rus/welcome/ outlook. asp

Также вы всегда можете скачать с этой страницы файлы обновления и найти самую последнюю информацию о приложениях, входящих в пакет Microsoft Office XP.

Для открытия этой страницы необходимо подключить компьютер к Интернету и выбрать команду > справка > office на Web. Откроется обозреватель Internet Explorer и произойдет обращение по вышеуказанному адресу (рис. 1.23).



Рис. 1.23. Окно Internet Explorer со сведениями об Outlook

Дополнительная справка

Справочная система Outlook способна дать справку не только по работе с приложением, но и выдать дополнительные сведения о системе, параметрах безопасности, а также о технической поддержке при работе с приложениями Microsoft. Для получения информации о параметрах компьютера, операционной системе и приложениях, с которыми вы работаете, необходимо выполнить следующую операцию:

Пример 1.21. Получение информации о системе

> Справка > О программе Microsoft Outlook

О системе... (рис. 1.24)

Замечание

Нажатие кнопки Поддержка (Tech Suppost) вызовет появление раздела Поддержка программных продуктов справочной системы Outlook.



Рис. 1.24. Сведения о системе

Диалоговое окно Найти и восстановить

Итак, все аспекты информационной помощи Outlook 2002 были рассмотрены выше, но как быть в случае возникновения ошибок программного обеспечения или неверной работы приложения, к какой службе обращаться за помощью? В предыдущих версиях Outlook этот вопрос оставался без ответа. В случае ошибок приходилось переустанавливать Outlook, в худшем случае — весь Office.


Начиная с версии Outlook 2000, появилась возможность устранения технических неполадок приложения.

Пример 1.22. Устранение неполадок

Справка > Найти и восстановить...

Начать (рис. 1.25)

Как правило, при устранении неполадок Outlook просит указать источник установки. В этом случае просто вставьте компакт-диск с Microsoft Office XP и нажмите кнопку ОК.

Иногда в ходе работы с приложением может возникнуть критическая ошибка, приводящая к "зависанию" Outlook и его автоматическому перезапуску. Данное событие сопровождается появлением диалогового окна Microsoft Outlook, извещающего об ошибке (рис. 1.26).



Рис. 1.25. Диалоговое окно Найти и восстановить



Рис. 1.26. Исправление ошибки Microsoft Outlook

Посредством данного диалогового окна пользователь может отправить сообщение компании Microsoft, тем самым помогая ей в поиске ошибок и их устранении.

Стандартные представления Календаря

Для перехода от одного стандартного представления к другому выберите команду ^ Вид > Текущее представление *? <Представление>. В табл. 2.2 приведены описания семи стандартных представлений Календаря.

Таблица 2.2. Название таблицы

	Представление		Отображаемые элементы
	День/Неделя/Месяц (Day/Week/Month)		Список всех встреч, событий и собраний для дня, недели или месяца соответственно
	День/Неделя/Месяц (с автопросмотром) (Day/Week/Month with Auto Preview)		То же, что и представление День/Неделя/Месяц, плюс отображение первых строк текста в элементах. Равносильно добавлению Области просмотра (см. раздел 1.2)
	Активные встречи (Active Appointments)		Список всех встреч и собраний со всеми их подробностями, начиная с текущего дня
	События (Events)		Список всех событий и их подробности
	Ежегодные события (Annual Events)		Список всех событий, происходящих раз в году, и их подробности
	Повторяющиеся встречи (Recurring Appointments)		Список повторяющихся встреч и их подробности
	По категориям (By Categories)		Список всех элементов Календаря, сгруппированных по категориям, и их подробности

По сути, все представления имеют некоторую табличную структуру, работа с которой будет продемонстрирована на примере представления По категориям (By Categories), изображенного на рис. 2.25.

Рис. 2.25. Представление По категориям

В этом представлении информация распределена по столбцам. Каждый столбец соответствует определенному полю: пиктограмма, вложение, тема, местоположение, начало, конец, шаблон повторения и категории. В свою очередь, элементы сгруппированы по типу, в данном случае по категориям. В начале каждой группы отображается ее заголовок и общее количество элементов, входящих в нее.

Слева от заголовка расположена кнопка, посредством которой можно развернуть и свернуть группу. В свернутом состоянии эта кнопка имеет значок (+), а в развернутом — (-).

Для раскрытия или свертывания всех групп представления удобно воспользоваться следующей командой.

Пример 2.21. Свертка и развертка групп

> Вид > Развернуть/свернуть группы > Развернуть все

В данном представлении отображается самая необходимая информация об элементе. Для просмотра информации, не поместившейся целиком в столбец, можно передвинуть границы столбцов. Для этого подведите указатель к стыку столбцов (в области названия), появится двунаправленная стрелка, после чего, удерживая нажатой левую кнопку мыши, передвиньте границу на необходимое расстояние. Для отображения полной информации об элементе дважды щелкните по нему — появится форма Встреча.

Также для отображения большей информации можно воспользоваться командой > вид > Автопросмотр. При установке этого флажка под названием встречи будут отображаться первые три строки поля Описание встречи.

Совет

Можно создавать новый элемент Встреча, не выходя из представления По категориям (By Categories). Для этого дважды щелкните по полю Щелчок добавит элемент Встреча (Click here to add a new Appointment), находящемуся сразу под наименованиями столбцов.

Помимо изменения ширины столбца, можно изменить и его местоположение в ряду столбцов. Например, можно перенести столбец Начало (Start) с пятой на вторую позицию, чтобы обращать внимание сразу на время начала встречи. Подведите указатель к названию столбца и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите его на место стыка первого и второго столбцов; появятся две красные стрелки, указывающие на место вставки, после чего отпустите кнопку мыши. Столбцы сдвинутся.

Свойства папки Outlook

Параметры личных папок могут быть изменены при помощи установки их свойств в диалоговом окне Свойства папки (Properties).

Пример 7.6. Установка свойств папки

{Выделите папку}

Свойства...

Рассмотрим изменение свойств папки на примере папки Служебные. Для остальных папок действия в принципе аналогичны, в особых случаях приводятся дополнительные пояснения.

Табличные представления задач

Существует десять стандартных представлений задач. В табл. 3.2 приведен полный список этих представлений с их описанием.

Таблица 3.2. Стандартные представления задач

	Представление		Отображаемые элементы и поля
	Простой список (Simple List)		Содержит все задачи с краткой информацией о каждой (значок, завершена, тема, срок)
	Подробный список (Detail List)		Содержит все задачи, но, помимо простой информации дополнительно отображает следующие поля: важность, вложение, состояние, готовность, категории (рис. 3.5)
	Активные задачи (Active Task)		Содержит только незавершенные задачи, включая просроченные
	Следующие семь дней (Next Seven Day)		Содержит задачи со сроком выполнения в ближайшую неделю
	Просроченные задачи (Overdue Task)		Содержит незавершенные задачи с истекшим сроком завершения
	По категориям (By Categories)		Отображает все задачи, сгруппированные по категориям и отсортированные по датам завершения в каждой категории
	Назначение (Assignment)		Содержит задачи, назначенные другим пользователям, отсортированные по именам пользователей
	По ответственным (By Personal Responsible)		Содержит задачи, сгруппированные по именам пользователей, ответственным за них, и отсортированные по датам завершения для каждого ответственного
	Завершенные задачи (Complete Tasks)		Содержит завершенные задачи
	Временная шкала для задач (Task Timeline)		Отображает задачи в хронологическом порядке в графическом представлении

За исключением представления Временная шкала для задач (Task Timeline) все представления отображают информацию о задачах в виде таблиц. Работа с этими представлениями аналогична работе с представлениями Календаря (см. раздел 2.2.7 "Представления Календаря"). Но, безусловно, есть свои отличительные особенности. Так, например, каждая задача в зависимости от состояния отображается определенным цветом. По умолчанию текущие задачи — черные, просроченные — красные, а завершенные — серые с перечеркивающей полосой.
Для изменения цвета просроченных и завершенных задач выберите команду > сервис > параметры О настройки и щелкните кнопку Параметры задачи (Task Options). В появившемся диалоговом окне выберите требуемый цвет (рис. 3.10). Назначение флажков, связанных с работой над порученными заданиями, будет ясно после прочтения раздела 10.2 "Назначение задач ".

Рис. 3.10. Диалоговое окно Параметры задач

Еще раз отметим, что Outlook позволяет изменять стандартные представления и создавать собственные (см. раздел 2.2.7 "Представления Календаря").



Рис. 3.11. Представление Подробный список задач

Установка и запуск Outlook

После принятия решения о целесообразности использования Outlook следует установить это приложение на компьютер и попробовать его запустить

Установка оповещения

Запланированная встреча очень легко может не состояться, если о ней вовремя не вспомнить. Outlook дает возможность пользователю не беспокоиться за своевременное и планомерное оповещение о предстоящих встречах. Причем оповещение может быть не только визуальным, но, при наличии соответствующего оборудования, и звуковым.

Допустим, что писателю необходим один час, чтобы, не спеша, добраться до места встречи. Таким образом, устанавливая оповещение за два часа до начала встречи, он может не беспокоиться за возможное опоздание.

Пример 2.10. Установка оповещения

Оповещение

Время оповещения 2 час.

На рис. 2.13 показано диалоговое окно оповещение (Reminder) с напоминанием о встрече, автоматически появляющееся при наступлении указанного времени оповещения.

Рис. 2.13. Диалоговое окно оповещение

Существует четыре допустимых реакции на оповещение:

Прекратить (Dismiss) — выключить оповещение и удалить его с экрана;

Прекратить все (Dismiss All) — выключить все оповещения;

Отложить (Snooze) — временно отключить оповещение и получить его снова через любое другое время, устанавливаемое внизу диалогового окна;

Открыть (Open Item) — открыть встречу для просмотра или редактирования информации.

Замечание

Оповещения появляются только тогда, когда Outlook активизирован. Если оповещение должно было появиться, a Outlook не был загружен и время встречи прошло, то в следующий раз, при запуске приложения, оно появится с пометкой Просрочено (Overdue).

Чтобы изменить параметры звукового оповещения, щелкните по кнопке справа от поля Оповещение (Reminder). Появится диалоговое окно Звуковое оповещение (Reminder Sound), изображенное на рис. 2.14, с помощью которого можно выбрать любой звуковой файл для проигрывания при очередном уведомлении.

Рис. 2.14. Диалоговое окно Звуковое оповещение

Установка Outlook

В зависимости от уже установленного программного обеспечения существует два вида установки Outlook, по сути, ничем не отличающихся друг от друга.

Некоторые компоненты Microsoft Office XP уже установлены (например, Word или Excel). В этом случае для установки Outlook необходимо выполнить действия, показанные на следующем примере.

Пример 1.1. Добавление или удаление компонентов Microsoft Office XP

{Закрыть все приложения}

Пуск > Настройка > Панель управления

Установка и удаление программ

Microsoft Office XP

Добавить/Удалить

Добавить или удалить компоненты

После этого процедура установки становится почти целиком аналогичной процедуре, описанной ниже.

Microsoft Office 2001 устанавливается впервые. Именно этот случай и будет сейчас подробно рассмотрен.

Итак, вставьте первый компакт-диск Microsoft Office XP в устройство для чтения CD-ROM. Через некоторое время появится диалоговое окно первого шага Мастера установки MS Office. Заполняя соответствующие поля мастера установки и нажимая кнопку Далее, вы без особых затруднений установите Outlook 2002 на свой компьютер.

Заполните сведения о покупателе, введя свое имя и инициалы. Прочтите лицензионное соглашение и установите переключатель Я принимаю условия лицензионного соглашения (I accept the License Agreement). Далее укажите папку, в которую будет устанавливаться Microsoft Office 2002. По умолчанию это папка С:\ Program Files\ Microsoft Office, для выбора любой другой папки нажмите кнопку Обзор (Browse).

Следующий шаг мастера — это выбор компонентов для установки. На рис. 1.1 показан набор компонентов Outlook.

Рис. 1.1. Диалоговое окно Устанавливаемые компоненты

Для добавления или удаления компонента из набора необходимо щелкнуть кнопкой мыши на стрелке рядом с компонентом и выбрать один из шести вариантов его установки (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Контекстное меню Режимы установки

Запускать с моего компьютера (Run from My Computer). Компонент должен быть зарегистрирован на компьютере и запускаться с локального диска.



Запускать все с моего компьютера (Run All from My Computer). Компонент и все подчиненные ему компоненты должны быть зарегистрированы на компьютере и запускаться с локального диска.

Устанавливать при первом вызове (Installed on First Use). Вместо установки самого компонента устанавливается заглушка (например, в меню включается соответствующая команда). При первом вызове компонента запускается мастер установки и предлагается установить компонент в режиме Запускать с моего компьютера.

Компонент недоступен (Not Available). Компонент не устанавливается на компьютер. Это состояние можно изменить только при повторном вызове программы установки.

Чтобы установить Outlook, полностью выберите для компонента Microsoft Outlook для Windows режим Запускать все с моего компьютера.

Итак, все шаги мастера пройдены, осталось нажать кнопку Установить (Install), после чего мастер начнет инсталляцию MS Office (в частности, Outlook) на компьютер. После перезагрузки компьютера, обновления ярлыков и параметров системы Outlook будет готов к первому запуску.

Первый запуск

Запуск Outlook можно осуществлять как из главного меню Windows, так и посредством ярлыка Outlook на рабочем столе.

Пример 1.2. Запуск Outlook 2002

Пуск > Программы > Microsoft Outlook или {На рабочем столе Windows} Microsoft Outlook

При первом запуске Outlook автоматически запускается Мастер начальной настройки. С его помощью можно выбрать конфигурацию Outlook и настроить работу с почтой.

На первом шаге мастер предлагает импортировать данные из уже установленных почтовых программ (например, Outlook Express). Если вы хотите сделать это, то выберите соответствующие программы, если нет — включите переключатель Пропустить (Skip).

Следующий шаг мастера призван создать учетные записи электронной почты. Создание учетных записей будет рассматриваться в главе 9 "Электронная почта", сейчас же выберите переключатель Нет (Non) и нажмите кнопку Готово (Finish), прекратив работу мастера настройки. Последним действием мастера будет выдача предупреждения для подтверждения вашего решения прекратить процедуру настройки Outlook.



После загрузки Outlook помощник выдаст предупреждение о том, что Outlook не является приложением по умолчанию для программ Почта (E-mail), и предложит зарегистрировать Outlook приложением по умолчанию. Смело отвечайте Да (Yes).

Рис. 1.3. Установка Outlook программой по умолчанию для работы с почтой, календарем, контактами.

Итак, Outlook 2002 настроен и готов к работе. На рис. 1.4 показано главное окно приложения с раскрытым представлением Outlook сегодня (Outlook Today).



Рис. 1.4. Окно приложения Outlook 2002

Выход из приложения осуществляется стандартными способами Windows.

Пример 1.3. Выход из приложения

{Крестик в верхнем правом углу} или

Файл > Выход

Вкладка Автоархивация

Для папки, хранящей элементы типа Контакты, данная вкладка не существует, но тем не менее она присутствует в других папках, поэтому рассмотрим ее свойства (рис. 7.16).

Рис. 7.16. Вкладка Автоархивация диалогового окна Свойства папки

Существует три основных возможности автоархивации папки:

Не архивировать элементы этой панки (Do not archive items in this folder). Устанавливая данный переключатель, пользователь уведомляет Outlook об отключении автоархивации элементов для данной папки, т. е. ее элементы будут копиться без сжатия и к ним всегда возможен быстрый доступ.

Архивировать элементы папки с настройками по умолчанию (Archive items in this folder using the default settings). Выбор данного переключателя обязует Outlook выполнить автоархивацию данной папки, согласно шаблону, установленному по умолчанию. Для просмотра параметров стандартной автоархивации нажмите кнопку Настройки архива по умолчанию (Default Archive Settings).

Архивировать папку со следующими настройками (Archive this folder using these settings). Выбирая данный переключатель, пользователь самостоятельно задает параметры архивации, рассмотренные ниже.

Удалять элементы старше (Move old items to default archive folder). После установки этого флажка и указания срока "старения" Outlook автоматически будет удалять из папки элементы, которые старте указанного значения.

Перемещать старые элементы в папку (Move old items to). При выборе этого переключателя Outlook будет удалять элементы папки, одновременно перемещая их в виде архива в папку C:\Windows\Local Settings\ Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst. Для изменения пути по умолчанию укажите файл архивации, нажав кнопку Обзор (Browse).

Удалять старые элементы навсегда (Permanently delete old items). При выборе данного переключателя Outlook будет автоматически удалять старые элементы, минуя процесс архивации. Таким образом, элементы будут удалены навсегда.

Дополнительные параметры архивации устанавливаются в диалоговом окне Автоархивация (Auto Archive).

Пример 7.8. Автоархивация

Сервис >Параметры. . .

Дополнительно

Автоархивация... (рис. 7.17)

Пометьте флажки, как показано на рис. 7.17. Устанавливаемый период архивации по умолчанию равен четырнадцати дням. Это означает, что раз в две недели будет проверяться "возраст" элементов и будет производиться их удаление или архивирование. Назначение остальных флажков и работа с архивами будут подробно рассмотрены в разделе 17.3 "Архивирование элементов ".



Рис. 7.17. Диалоговое окно Автоархивация

Вкладка Действия

На вкладке Действия отображаются все действия, связанные или назначенные контакту (встречи, задачи, контакты, сообщения и т. д.). Например, в предыдущих двух главах мы связывали встречи и задачи с контактом Екатерина Кондукова.

На рис. 4.9 показана вкладка Действия для контакта Екатерина Кондукова.

По умолчанию Outlook показывает все действия, связанные с контактом, но вы можете выбрать определенные, интересующие вас на данный момент, посредством раскрывающегося списка Показать (Show).

Замечание

Двойной щелчок мышью по любому элементу в информационном окне вкладки Действия откроет форму этого элемента для редактирования.

Рис. 4.9. Вкладка Действия формы Контакт

Вкладка Домашняя страница

На вкладке Домашняя страница (рис. 7.13) можно указать страницу в Интернете или на локальной машине, на которой будет располагаться дополнительная информация, связанная с этой папкой, или же задать формат представления информации.

Рис. 7.13. Вкладка Домашняя страница диалогового окна Свойства папки

Показывать по умолчанию домашнюю страницу (Show Home Page by default for this folder). Установка данного флажка приведет к появлению диалогового окна, предлагающего открытие нижеуказанной страницы при попытке открытия этой папки в Outlook. Флажок неактивен, если не указана Web-страница.

Адрес (Address). Текстовое поле служит для указания адреса Web-страницы.

Восстановить используемые по умолчанию (Restore Defaults). Нажатие данной кнопки приведет к восстановлению исходных настроек.

Вкладка Общие

Некоторые общие свойства папки можно изменить на вкладке Общие (General), изображенной на рис. 7.12.

Рис. 7.12. Вкладка Общие диалогового окна Свойства папки

Ниже приведен список параметров папки, которые можно определить при помощи этой вкладки.

Имя (Name). В этом текстовом поле можно изменить текущее название папки. Данное поле неактивно для стандартных папок.

Тип (Туре). Поле описывает тип хранимой информации.

Место (Location). Поле содержит имя родительской папки, т. е. той, в которую вложена текущая папка.

Описание (Description). Текстовое поле служит для более детального описания папки.

Помещая в эту папку, использовать (When posting to this folder use). Данный раскрывающийся список позволяет выбрать типы элементов, которые могут быть размещены в этой папке. Помимо естественного в этом случае типа Контакт, можно выбрать специальные формы пользователя. (Подробно о формах будет рассказано в главе 19 "Разработка форм".)

Автоматически создавать представления Microsoft Exchange (Automatically generate Microsoft Exchange views). Приложение Microsoft Exchange не может непосредственно использовать формы Outlook. При установке данного флажка генерируются формы, которые могут быть использованы клиентами Microsoft Exchange.

Размер папки (Folder Size). Нажатие этой кнопки вызывает одноименное диалоговое окно, в котором можно получить информацию о размере папки, а также о размере вложенных подпапок.

Вкладка Подробности

На вкладке Подробности существует четыре области с полями, дополняющими общую информацию о контакте.

Деловые подробности. Здесь можно ввести дополнительную информацию об отделе и комнате, в которой работает контакт, о его руководителе и помощнике.

Личные подробности. Вносится информация о дне рождения контакта, его семейном положении и псевдониме (или прозвище).

Оперативные настройки NetMeeting. Сюда вводятся имя ILS-сервера и почтовое имя данного контакта, если он зарегистрирован службой NetMeeting.

Сведения о занятости в Интернете. Дается адрес Web-страницы, на которой размещены сведения о занятости контакта.

На рис. 4.8 показана вкладка Подробности формы Контакт.

Рис. 4.8. Вкладка Подробности формы Контакт

Вкладка Сертификаты

Вкладка Сертификаты (рис. 4.10) служит для назначения определенного цифрового сертификата безопасности при отправке сообщений данному контакту. Подробно о сертификатах и цифровых подписях будет рассказано в разделе 9.3.4 "Безопасность".

Рис. 4.10. Вкладка Сертификаты формы Контакт

Вкладка Все поля

И наконец, последняя вкладка Все поля дает возможность пользователю ввести и просматривать информацию, не отображаемую как отдельные поля на вкладках формы Контакт. В приведенном ниже примере вносится информация об увлечениях контакта.

Пример 4.8. Ввод дополнительной информации

Группы полей для выбора Все поля контакта (рис. 4.11)

Имя Увлечения

Значение := Баскетбол, шахматы

Рис. 4.11. Вкладка Все поля формы Контакт

Если вы хотите внести информацию о контакте, для которой не существует стандартного поля, можно создать его специально. Например, Outlook не имеет полей для метрических характеристик контакта (вес, рост и т. д.).

Пример 4.9. Создание поля

Создать... (рис. 4.12)

Имя := Вес

Тип Целое число

Формат 234

ОК

Рис. 4.12. Диалоговое окно Новое поле

Создавая новое поле, пользователь обязан определить его имя, тип и формат.

Имя (Name). Задает уникальное имя нового поля, т. е. в случае, если пользователь ввоит имя уже существующего поля, выдается соответствующее предупреждение, предлагающее сменить название.

Тип (Туре). Данный раскрывающийся список определяет тип хранимых данных. Если пользователь определил целочисленный тип данных, то будет невозможным ввод текстовой информации или вещественных значений.

Формат (Format). Данный раскрывающийся список показывает (в зависимости от выбранного типа) формат отображения данных. Так, например, для целочисленного типа, помимо стандартного формата, можно использовать компьютерный (640К, 2.4 M).

Вкладки Адресная книга Outlook и Действия

Эти две вкладки являются уникальными для папок, содержащих элементы типа Контакт. На вкладке Адресная книга Outlook можно установить флажок Показать эту папку как адресную книгу (Show this folder as e-mail Address Book) и изменить имя данной папки, отображаемое в адресной книге в списке Источник адресов (Show names from the).

Рис. 7.14. Вкладка Адресная книга Outlook диалогового окна Свойства папки

На вкладке Действия (Activities) определяется группа папок, в которой выполняется поиск действий, связанных с контактом (рис. 7.15). В первом столбце Имя (Name) задается имя группы папок, а во втором Папки (Folders) — сами папки. Названия групп папок отображаются в раскрывающемся списке Показать (Show) на вкладке Действия формы Контакт.

Рис. 7.15. Вкладка Действия диалогового окна Свойства папки "Служебные"

Существует шесть стандартных групп: Дневник (Journal), Будущие задачи и встречи (Upcoming Tasks/Appointments), Контакты (Contacts), Заметки (Notes), Электронная почта (E-mail), Все элементы (All Items). Пользователь может добавить собственную группу с определенным набором папок.

Пример 7.7. Создание группы папок для поиска действий

Создать...

Имя := Служба

Задачи

Служебные

Вложенные папки

ОК

Также пользователь может изменять стандартные наборы папок и -создавать новые посредством копирования старых. Пользователь может удалить собственный набор папок и сбросить до исходного состояния измененный стандартный набор.

Замечание

В раскрывающемся списке Представление по умолчанию (Default activities view) можно выбрать набор папок, с которого по умолчанию будет осуществляться поиск действий для контакта.

Вставка элемента

В предыдущем разделе мы рассмотрели и продемонстрировали один из распространенных методов переноса информации из одного документа в другой, однако Outlook обладает еще одним способом рационального переноса информации.

Это вставка одного элемента Outlook в любой другой элемент Outlook. В разделе 3.7 "Преобразование элементов" 'уже рассматривались примеры преобразования встречи в задачу и обратно. Аналогично дело обстоит и с заметками, но в отличие от рассматриваемого выше примера мы здесь покажем вложение элемента, а не его преобразование.

Допустим, что писатель внес в заметку некоторую информацию о контакте. Создавая впоследствии сам контакт Outlook, не очень хотелось бы перепечатывать уже внесенные данные. Первый путь (буфер обмена) хоть и универсален, но в силу возможностей Outlook является нерациональным. Приведем пример другого способа переноса информации.

Итак, писатель создает заметки с информацией о контакте "М. О. Попов". Он создал несколько заметок, и еще неизвестно, сколько их будет в дальнейшем (рис. 5.8).

Рис. 5.8. Заполненные заметки

Хранить информацию отдельно от контакта нерационально, но и заполнять поле Описание формы Контакт (Contact) подряд идущей информацией тоже не имеет смысла. 2 Элегантным и разумным решением является просто вставка в это поле ссылок на уже созданные заметки. Таким образом, информация становится связной и более наглядной (рис. 5.10).

Пример 5.7. Вставка элемента

{Создайте контакт Максима Олеговича Попова (см. рис. 5.10)}

Вставка > Документ...

Папки Заметки

Элементы Научная деятельность М. О. Попова

Элементы <Ctrl> + Результаты конгресса (рис. 5.9)

Вставить как: ярлык

ОК

Рис. 5.9. Диалоговое окно Вставка элемента

Замечание

Поскольку информация, собранная для контакта, находится на одном компьютере, то вставка элемента как вложение не имеет смысла, т. к. это просто уменьшит свободную память компьютера ровно на объем заметки, а эффективности не прибавит. Вставка как текст приведет к преобразованию заметки, что нас не устраивает.
Поэтому оптимальным вариантом в этом случае является вставка элемента как ярлык.

Это произойдет в случае преобразования заметки в контакт.

Рис. 5.10. Форма Контакт со вставленными элементами

После вставки заметок просмотр их информации прост и удобен: двойной щелчок по любому ярлыку вызовет соответствующую форму заметки для просмотра и редактирования (см. рис. 5.10).

Вставка объектов

В предыдущих разделах мы рассматривали заполнение полей Описание встречи и Описание задачи, говоря только о вставке файла и введении текстовой информации. Но на этом возможности Outlook не исчерпываются.

Вставка объектов — мощное средство, увеличивающее читаемость и объем дополнительной информации, хранимой вместе с элементами Outlook.

В данном разделе рассмотрим вставку звукового объекта и анимированной картинки, причем первая будет создаваться, а вторая — вставляться из файла.

Встречи

В этом параграфе будет рассказано о планировании и создании встреч, назначении праздников, повторяющихся событий, об их редактировании, а также будет рассмотрена работа с категориями и другими представлениями, отличными от описанных выше.

Ввод адреса электронной почты, Web-страницы и IМ-адреса

По умолчанию для каждого контакта хранится информация о трех адресах электронной почты (e-mail address): Эл. почта (E-mail), Эл. почта 2 (E-mail 2), Эл. почта 3 (E-mail 3), одной WWW-странице в Интернете и одном адресе Internet Mail.

Пример 4.6. Ввод адреса электронной почты и Web-страницы

Эл.почта := usarov@mail.ru

Web-страница:= http://www.usarov.narod.ru

IM-адрес:= usarov_george@hotmail.com

После ввода адреса электронной почты в поле Краткое имя (Display as) появится строка, которая будет отображаться в поле Кому (То) при составлении электронных писем данному контакту (см. главу 9 "Электронная почта"). По умолчанию это поле заполняется полным именем контакта и адресом электронной ПОЧТЫ В скобках, например Георгий Ефимович Усаров (usarov@mail.ru).

Можно изменить столь длинное имя на более короткое, например: Усаров Г. Е. Если контакт имеет более одного электронного адреса, то при нажатии на кнопку Эл. адрес и выбрав Эл. адрес 2 откроется поле для ввода дополнительного электронного адреса. Кнопка Выбор имени (Select Name) вызывает появление адресной книги, работа с которой будет рассмотренна чуть ниже.

После ввода адреса Web-страницы этот текст автоматически преобразуется в гиперссылку, щелчок по которой запустит обозреватель Интернета (например. Microsoft Internet Explorer) для того, чтобы вы могли посмотреть данную страницу. И наконец, поле Ш (Internet Mail). Это поле служит для ввода адреса IM, о котором более подробно будет рассказано в главе 11 "Работа в Интернете".

Ввод дополнительной информации

Кроме вкладки Общие, в форму Контакт входят еще четыре вкладки: Подробности (Details), Действия (Activities), Сертификаты (Certificates), Все поля (All Fields). В этом разделе рассматриваются общие принципы работы с полями перечисленных вкладок.

Ввод имени контакта

Ввод полного имени осуществляется'следующим способом. Вы можете просто ввести имя в поле Полное имя (Full Name). Но заметьте, что если вы вводите Усаров Георгий ЕФИМОВИЧ, поле Хранить как (File As) отображает это имя как ЕФИМОВИЧ, Усаров Георгий, что, собственно говоря, не совсем корректно (значение именно этого поля будет впоследствии использоваться для индексации информации о контакте). Однако, если ввести Георгий

Ефимович Усаров, ТО ИМЯ будет отображаться Как Усаров, Георгий Ефимович. Это происходит из-за работы Outlook, рассматривающей введенное имя как состоящие из трех частей — имени, отчества и фамилии — для последующей перестройки в поле Хранить как (File As).

В случае простого указания русских имен, конечно, можно обойтись и вводом с клавиатуры, но как быть в ситуации ввода сложных русских (Проф. Попов Максим Олегович) или иностранных имен (Sir Elton John)? Как Outlook определит, где имя, а где фамилия? В этом случае можно воспользоваться вторым универсальным способом ввода имени.

Пример 4.1. Ввод полного имени контакта

Полное имя... (рис. 4.3)

Имя := Георгий

Отчество := Ефимович

Фамилия := Усаров

ОК

Рис. 4.3. Диалоговое окно Проверка полного имени

Замечание

Если установлен флажок Показывать вновь, если имя неполное или непонятное (Show this again when is incomplete or unclear), то при создании нового контакта и ввода его имени, после сохранения и закрытия элемента будет автоматичеки появляться окно проверки, требующее подтверждения правильности вводимых данных.

Следующие поля Должность (Job Title) и Организация (Company).

Пример 4.2. Ввод должности и организации

Должность:= Писатель

Организация := Издательство BHV

Если существует несколько контактов из одной и той же организации, то после заполнения формы для одного контакта последующие можно создавать по шаблону первого. Таким образом достигается однозначность в названии организации для разных контактов. Выделите контакт, принадлежащий данной организации, и выберите команду > действия > создать контакт в той же организации.

Следующее поле Хранить как предназначено для выбора или создания имени, под которым будет храниться контакт. Информация этого поля необходима для систематизации сведений о контактах. Как правило, значением этого поля является Ф. И. О. контакта, но можно указать уменьшительное имя или прозвище. Выберем первый вариант из раскрывающегося списка — Усаров, Георгий Ефимович.

Установить порядок ввода и хранения новых имен по умолчанию можно в диалоговом окне Параметры контактов (Contact Options), показанном ниже (рис. 4.4).

Пример 4.3. Настройка параметров по умолчанию

> Сервис >Параметры Настройки

Параметры контактов...

По полному имени Имя (Отчество) Фамилия

Как хранить Фамилия, Имя

ОК

ок



Рис. 4.4. Диалоговое окно Параметры контактов

Ввод информации

После создания элемента следует ввести необходимую информацию в поля формы. Подробно о назначении и заполнении полей для каждой формы будет рассказано ниже, сейчас же рассмотрим типичные приемы заполнения разных полей формы.

Чтобы заполнить Текстовое поле (Edit field), необходимо подвести к нему указатель и щелкнуть левой кнопкой мыши. В поле должен появиться курсор, что означает готовность данного поля к вводу информации.

Чтобы заполнить Поле со списком (DropDown List), необходимо нажать на кнопку со стрелкой вниз, справа от поля, и выбрать требуемый элемент из списка (он выделяется синим цветом).

Щелчок кнопки мыши по полю Флажок (CheckBox) либо активизирует его (появляется галочка), т. е. действие, связанное с флажком, выполняется, либо — наоборот (галочка исчезает), т. е. действие, связанное с флажком, не выполняется.

При работе с группой переключателей выбор одного из них (точка в кружке) приводит к выполнению действия, связанного с ним, и отмене других действий в группе.

При заполнении некоторых полей можно воспользоваться кнопками, вызывающими диалоговые окна, посредством которых можно заполнить необходимое поле. Характерным примером является кнопка Контакт (Contact), с помощью которой можно вызвать диалоговое окно, в котором выбирается контакт для данной встречи.

Ввод начала и окончания встречи

Для ввода времени начала и окончания встречи используются все выше приведенные форматы времени '(см. раздел 2.1.3 "Форматы даты и времени"). Можно вводить данные либо вручную, либо выбирая их из раскрывающихся списков.

Пример 2.9. Ввод даты и времени

Начало

Дата Пт 30.07.2001

Время 13:00

Конец Дата := Сегодня

Время := 14.45

Заметьте, что после введения времени в любом формате Outlook все равно преобразует данные по умолчанию.

Также, по умолчанию, Outlook устанавливает дату завершения встречи равной дате начала, поскольку встречи почти всегда оканчиваются в течение одного дня. Но, при необходимости, вы всегда можете изменить дату конца. Например, трансляция футбольного матча начинается 3 марта в 23:00, а заканчивается 4 марта в 00:45.

Замечание

Напомним, что встреча не должна проходить более 24 часов, поскольку в противном случае она становится событием. В событие превращает встречу и установка флажка Целый день (All Day Event). Подробно о событиях будет рассказано чуть ниже.

Пока пользователь вводит время встречи, внутри Outlook идет сложный процесс по обработке полученной информации. В случае ошибочной или конфликтующей информации Outlook вежливо предупреждает либо диалоговым окном, либо сообщением в виде желтой полосы вверху формы. Например, при вводе даты, предшествующей текущей, Outlook выдаст сообщение "Эта встреча состоялась в прошлом", а при вводе времени, на которое уже зарезервирована встреча, — "Противоречит другим встречам в вашем календаре". Причем вы можете создать эти встречи, хотя это, вообще говоря, противоречит логике.

Ввод общей информации о контакте

По умолчанию форма Контакт отображается с открытой вкладкой Общие (General), которая содержит пять областей с полями общей информации о контакте:

имя контакта;

телефоны;

адрес;

электронная почта и WWW-адрес;

описание.

Ввод телефонного номера и адреса контакта

Следующая область общей информации о контакте — телефоны. По умолчанию форма Контакт отображает четыре основных вида телефонных номеров: Рабочий (Business), Домашний (Ноте), Факс рабочий (Business Fax) и Сотовый (Mobile).

Номер телефона можно вводить в любом удобном для вас стиле: с пробелами, слитно или через дефис. Outlook игнорирует эти символы. Для ввода сложных телефонов, например для иностранного контакта, можно воспользоваться диалоговым окном Проверка номера телефона (Check Phone Number).

Пример 4.4. Ввод номера телефона

Рабочий (рис. 4.5)

Страна Россия

Код города := 812 {Санкт-Петербург}

Номер телефона := 295-31-15

ОК

Рис. 4.5. Диалоговое окно Проверка номера телефона

Как уже говорилось, по умолчанию Outlook отображает только четыре типа телефонных номеров, но на самом деле он может хранить информацию о девятнадцати номерах телефонов контакта. Например, вы хотите ввести информацию о номере пейджера, в этом случае щелкните по любой из кнопок со стрелкой слева от поля и выберите в раскрывающемся списке элемент Пейджер (Pager). После этого появится одноименное поле, в которое нужно ввести телефон пейджинговой компании и номер абонента.

Замечание

Заметьте, что информация ранее отображаемого поля не удалена, а лишь недоступна для просмотра. Для того чтобы посмотреть эту информацию, необходимо выбрать соответствующее поле из раскрывающегося списка. Поля, уже имеющие информацию, помечаются галочкой.

Следующее часто употребляемое поле — Адрес (Address). Здесь, как и в случае с типами телефонных номеров, можно аналогичным способом выбрать домашний, рабочий или другой адрес. Для заполнения же самого адреса лучше воспользоваться диалоговым окном Проверка адреса (Check Address).

Пример 4.5. Ввод адреса

Домашний

Адрес... (рис. 4.6)

Улица := Новоизмайловский проспект д.32/1 кв.85

Город := Санкт-Петербург

Индекс := 198332

Страна Россия

ОК

Рис. 4.6. Диалоговое окно Проверка адреса

Ввод темы, даты начала и срока выполнения задачи

После открытия формы Задача по умолчанию открывается вкладка Задача (Task) и курсор находится в поле Тема (Subject). Введите тему задачи — написание книги "Outlook в подлиннике".

Следующие два поля Срок (Due date) и Дата начала (Start date). По умолчанию Outlook не устанавливает ни срок окончания, ни дату начала задачи. Такая задача называется бессрочной. Но в нашем случае писатель обязался предоставить материал книги в издательство через четыре месяца. Таким образом, дата начала задачи — 01.05.2001, а срок окончания задачи — 01.09.2001. Эти данные можно вводить в любом формате и любыми способами, описанными выше (либо выбирая из раскрывающегося списка календаря, либо вводя их вручную).

Пример 3.1. Ввод начала и срока выполнения задачи

Дата начала := 01.05.2001

Срок := четыре месяца

Outlook не позволяет вводить дату начала выполнения задачи без определения срока ее выполнения, т. е. со значением Нет (None). При попытке ввести дату начала при данном значении срока Outlook автоматически установит срок, равный дате начала работы. Но Outlook позволяет и обратное, т. е. можно установить срок выполнения задачи без определения даты начала. Это удобно в случае задачи, срок выполнения которой лимитирован, например 31 декабря. Таким образом, подчеркивается, что работа над задачей может начаться в любое время, но она должна быть обязательно выполнена до Нового года.

Ввод темы и места встречи

Первые два поля предназначены для краткого описания темы и места проведения встречи.

Пример 2.8. Ввод темы и места встречи

Тема := Встреча с редактором издательства BHV

Место := Измайловский пр., 29 BHV

При, последующем вводе информации в поле Место (Location) его можно выбрать в раскрывающемся списке предыдущих мест проведения встреч.

Совет

Для перевода курсора из одного поля в другое можно использовать не только мышь, но и клавишу <Таb>.

Флажок Собрание по сети (This is online meeting using) открывает специальную панель для оповещения предполагаемых участников. Более подробно о работе с собраниями будет рассказано в разделе 10.1 "Планирование собраний", а также в разделе 18.3 "Outlook и PowerPoint".

называется поручение личного или служебного

В терминологии Outlook задачей (Task) называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача бывает разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения. Например, задачей может являться отправка руководителю отчета в последнюю пятницу каждого месяца или визит в парикмахерскую через месяц после предыдущей стрижки.
В предшествующей главе писатель назначил встречу редактору издательства, на которой планировалось подписание авторского договора на книгу "Outlook в подлиннике". Допустим, что встреча прошла успешно и договор был подписан. После данного этапа ничего не остается, как сесть и начать работу над книгой, но стоп...
Работа над книгой — очень сложный процесс, и нет большой вероятности, что писатель сможет запомнить все его нюансы и тонкости. Вести беспорядочные записи о ходе работы в хаотически попадающих на глаза бумажках — далеко не лучший вариант, тем более когда задача настолько серьезна. А поскольку писатель пишет книгу про Outlook, ему ли не знать о возможностях последнего в сфере планирования, ведения учета и автоматического контроля над задачами. Но работа писателя в данном случае и заключается в донесении этих знаний до вас, уважаемые читатели.

Таким образом, на примере задачи "Работа над книгой" будут рассмотрены следующие возможности Outlook: создание единичных и повторяющихся задач, ведение задач, представление задач, назначение задач, а также многое и многое другое.

Заметки

Заметки — это электронный эквивалент бумажного блокнота с отрывными листками. Заметки используются для записи вопросов, ценных мыслей, напоминаний и многого другого, что обычно вносится в бумажный блокнот. Кроме того, в заметках удобно хранить сведения, возможно, необходимые в будущем, например указания или текст, который можно вставить в другие элементы или документы.

Работа писателя тесно связана с использованием заметок. Зачастую, когда работаешь над материалом одной главы, приходят мысли о некоторых замечаниях по этому поводу, необходимых в другой или третьей главе. Или внезапно рождается краткое и лаконичное определение термина (например, заметки), которое хочется записать, чтобы не забыть употребить впоследствии.

Безусловно, при записывании подобных мыслей в бумажные блокноты тратится в несколько раз больше времени, поскольку потом все равно придется переносить эту информацию в документ текстового редактора MS Word. А с помощью заметок Outlook данная процедура длится секунды. Это не говоря уже о средствах поиска Outlook, которые помогут найти требуемую заметку за те же секунды, в то время как поиск среди хаотических записей в бумажных блокнотах может длиться бесконечно долго.

В этой главе будет рассмотрено создание заметки, изменение ее параметров, а также основные принципы работы с ней.

Знакомство с Outlook

В этой главе рассматриваются вопросы установки Outlook и его первого запуска, поскольку от правильности прохождения данного этапа зависит корректность дальнейшей работы как с этой книгой, так и с приложением вообще. Также в этой главе рассматриваются общие принципы работы, элементы интерфейса и терминология Outlook. И наконец, в последнем разделе описываются принципы работы со справочной системой Outlook.

---

---